Mục lục bài viết
Trong quá trình làm thủ tục mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu, bạn sẽ thấy sự xuất hiện của một loại chứng từ vô cùng đặc biệt, đó là invoice. Vậy invoice là gì? Nội dung trên invoice khác gì với nội dung trên hóa đơn thông thường? Quy trình lập và xuất invoice diễn ra như thế nào?
» Tham khảo: Hoá đơn điện tử là gì?
Invoice là một loại chứng từ thương mại do đơn bị bán phát hành để xác nhận giao dịch với đơn vị mua.
Invoice thường được đơn vị bán phát hành kèm theo các loại chứng từ khác có liên quan (ví dụ: Packing list, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ℅,…) để thực hiện các thủ tục hải quan. Đây cũng là chứng cứ giúp đơn vị bán có thể giải quyết các khiếu nại từ phía đơn vị mua liên quan đến chất lượng, số lượng hàng hóa, cũng như các dịch vụ khác đi kèm.
Trong ngành xuất nhập khẩu, nội dung và hình thức của Invoice được xác lập theo biểu mẫu nội bộ của đơn vị bán, chứ không cần tuân thủ theo biểu mẫu cố định do cơ quan hải quan hay cơ quan thuế yêu cầu. Tuy nhiên, đơn vị bán vẫn phải đảm bảo trên invoice có các thông tin cơ bản như:
- Tên invoice, mã số, thời gian lập invoice
- Thông tin người bán (Seller/Exporter), người mua (Buyer/Importer), người thụ hưởng (Beneficiary), người trả tiền (Remitter), người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee)
- Thông tin của đơn vị trung gian (nếu có)
- Tên phương tiện
- Số booking
- Số container, số seal
- Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập
- Mô tả về thông tin hàng hóa (Tên - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền)
Về cơ bản thì invoice là một ràng buộc mang tính chất pháp lý, nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả đơn vị bán và đơn vị mua. Ngoài ra, invoice còn giữ một số chức năng, vai trò khác cũng quan trọng không kém như:
- Lưu trữ hồ sơ: Bản thân Invoice đã là một loại hồ sơ hợp pháp chứng minh về việc mua/bán hàng hóa của doanh nghiệp.
- Theo dõi công nợ: Thông tin trên Invoice giúp cả đơn vị bán lẫn đơn vị mua dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán và công nợ của họ.
- Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Việc lưu giữ và phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp xác định được xu hướng thị trường xem đâu là hàng hóa được tiêu thị tốt và đâu là thời gian mua hàng cao điểm. Từ đó đưa ra định hướng sản xuất và nhập hàng cho phù hợp.
» Có thể bạn quan tâm: Phí môn bài là gì?
Trong một cuộc giao dịch xuất nhập khẩu điển hình, mọi thứ bắt đầu từ khi đơn vị bán nhận được yêu cầu về một hoặc nhiều sản phẩm từ phía đơn vị mua.
Nếu yêu cầu đến từ một khách hàng trong nước, đơn vị bán có thể gửi ngay một mẫu báo giá tiêu chuẩn qua email cho đơn vị mua là được. Tuy nhiên, đối với giao dịch quốc tế, bản báo giá của đơn vị bán sẽ được cung cấp dưới dạng hóa đơn chiếu lệ. Đó là bởi vì khách hàng quốc tế có thể cần hóa đơn chiếu lệ để sắp xếp tài chính, mở thư tín dụng, xin giấy phép nhập khẩu phù hợp và hơn thế nữa.
Hóa đơn chiếu lệ quy định một số thông tin như sau:
- Thông tin về bên mua và bên bán
- Mô tả chi tiết về hàng hóa
- Mã HS của những hàng hóa đó
- Giá cả
- Thời hạn thanh toán
- Chi tiết giao hàng: Bao gồm cách thức, chi phí vận chuyển và địa điểm bàn giao hàng hóa
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong báo giá (có thể là đô la Mỹ hoặc một đơn vị tiền tệ khác đều được)
- Ngày hết hiệu lực báo giá. Có thể có nhiều biến động trong quá trình xuất khẩu, vì vậy hãy giảm thiểu rủi ro bằng cách đặt khung thời gian cụ thể cho báo giá của bạn.
Sau khi đơn vị bán gửi hóa đơn chiếu lệ cho đơn vị mua và nhận được đơn đặt hàng của họ, đơn vị bán sẽ cần chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển, bao gồm các thủ tục giấy tờ phải đi kèm với hàng hóa. Trong số các tài liệu đó thì hóa đơn thương mại là một trong những tài liệu quan trọng nhất.
Hóa đơn thương mại bao gồm tất cả các chi tiết của toàn bộ giao dịch xuất khẩu, từ đầu đến cuối.
Chúng tôi thường nhận được câu hỏi từ phía các đơn vị bán rằng tại sao hóa đơn thương mại lại trông rất khác so với hóa đơn mà công ty họ sử dụng cho các đơn đặt hàng nội địa. Hãy nhớ rằng hóa đơn bạn tạo từ hệ thống kế toán hoặc ERP của công ty bạn là hóa đơn kế toán (Accounting Invoices) được sử dụng để nhận thanh toán, không phải hóa đơn xuất (Export Invoices).
Hóa đơn thương mại có thể trông giống với hóa đơn chiếu lệ mà ban đầu bạn đã gửi cho khách hàng của mình để làm báo giá, tuy nhiên có thể bạn sẽ thấy một số chi tiết bổ sung mà bạn chưa nhìn thấy trong bản hóa đơn chiếu lệ. Ví dụ: trong hóa đơn thương mại, bạn có thể thấy sự xuất hiện của số đơn đặt hàng, số tham chiếu khách hàng, thông tin ngân hàng và thanh toán.
Đây là hóa đơn có tác dụng thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức. Nó được sử dụng trong 3 trường hợp sau đây:
- Trường hợp 1: Khi đơn vị bán muốn thu trước một khoản tiền ngay sau khi hoàn thành đơn hàng.
- Trường hợp 2: Khi đơn hàng được giao thành nhiều đợt, và hai bên thỏa thuận thanh toán theo từng đợt.
- Trường hợp 3: Khi hai bên thống nhất lấy tạm một mức giá nào đó để giao dịch, còn giá chính thức sẽ được quyết định sau và ghi trong hóa đơn chính thức.
Final Invoice là hóa đơn chính thức, trên đó quy định tổng giá trị đơn hàng cuối cùng mà đơn vị mua phải thanh toán cho đơn vị bán. Chỉ khi đơn vị mua thanh toán đầy đủ số tiền ghi trong Final Invoice thì mới chính thức kết thúc giao dịch giữa hai bên.
Certificate Invoice là hóa đơn có chữ ký của Phòng thương mại và công nghiệp VCCI, được sử dụng để xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
Trong trường hợp đơn vị bán muốn tạm xuất khẩu hàng hóa mà không muốn đứng tên trên các loại giấy tờ pháp lý thì hóa đơn mà họ dùng được gọi là hóa đơn trung gian do người khác đứng tên.
Lưu ý, người ký hóa đơn chỉ là bên trung gian, không phải người bán hàng thực tế.
Consular Invoice là hóa đơn được cấp bởi Đại sự quán của nước người mua, đang sống và làm việc tại nước người bán. Ví dụ, công ty bạn cần mua một lô hàng linh kiện của một công ty công nghệ tại Pháp thì hóa đơn lãnh sự sẽ do Đại sự quán Việt Nam tại Pháp đóng dấu và ủy quyền. Bản hóa đơn này có tác dụng thay thế cho một loại chứng từ được gọi là Giấy chứng nhận xuất xứ.
Hóa đơn hải quan được sử dụng để tính thuế hải quan và các khoản lệ phí khác do hải quan yêu cầu dựa trên giá trị của hàng hóa.
- Bước 1: Xác định loại invoice cần lập
- Bước 2: Điền và kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên invoice. Đây là bước quan trọng nhất, bởi không phải nhân viên nào cũng nắm rõ đầy đủ các quy định và điền đúng theo yêu cầu nên có thể dẫn đến một vài lỗi sai không đáng có.
- Bước 3: Ký số và xuất invoice