Mục lục bài viết
Với vai trò là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất quyết định mức độ thành công của mỗi cá nhân, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp chúng ta nhìn nhận và đánh giá vấn đề một cách đúng đắn để từ đó có thể tìm ra những giải pháp tốt nhất. Không ai trong chúng ta có thể phủ nhận vai trò của kỹ năng này trong học tập, công việc và cuộc sống. Thế nhưng dường như nhiều người vẫn chưa nhìn nhận nó một cách nghiêm túc, dẫn tới việc chúng ta thường vội vàng xử lý theo bản năng khi gặp phải một vấn đề nào đó.
Vậy làm thế nào để có thể giải quyết mọi vấn đề mà vẫn đạt hiệu quả tốt nhất? Cùng khám phá nhé.
» Tham khảo: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Giải quyết vấn đề là sử dụng logic cũng như trí tưởng tượng để xác định nguồn gốc của vấn đề và đưa ra một giải pháp thông minh.
Trên thực tế, những người giải quyết vấn đề tốt nhất là người chủ động dự đoán các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy đến trong tương lai và biết cách hành động thế nào để ngăn chặn chúng hoặc để giảm thiểu mức độ ảnh hưởng của chúng.
Mặc dù giải quyết vấn đề thường được coi là kỹ năng riêng biệt, nhưng để có thể giải quyết một vấn đề hiệu quả, bạn sẽ cần phối hợp sử dụng với một vài kỹ năng khác nhau, đó là:
Kỹ năng phân tích: Bước đầu tiên để giải quyết bất kỳ vấn đề nào là phân tích tình hình. Kỹ năng phân tích sẽ giúp bạn hiểu vấn đề và đề ra các giải pháp một cách hiệu quả. Bạn cũng sẽ cần các kỹ năng phân tích trong quá trình nghiên cứu để phân biệt giữa các giải pháp hiệu quả và không hiệu quả;
Kỹ năng tìm kiếm: Là một người giải quyết vấn đề, bạn cần xác định được đâu là nguyên nhân của vấn đề. Và để làm được điều đó, bạn phải bắt đầu thu thập thêm thông tin bằng cách trao đổi với các thành viên khác trong nhóm, thu thập ý kiến đóng góp đến từ các đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn hoặc thu thập kiến thức thông qua các khóa học trực tuyến;
Kỹ năng lắng nghe tích cực: Bạn cần lắng nghe ý kiến từ khách hàng, từ đồng nghiệp, từ cấp trên và từ người thi hành nhiệm vụ để xác định nguồn gốc vấn đề;
Kỹ năng tư duy sáng tạo: Kỹ năng này sẽ cần thiết trong một số lĩnh vực liên quan đến thiết kế như thiết kế thời trang, thiết kế đồ họa, thiết kế nội thất,...;
Kỹ năng xây dựng và làm việc nhóm (nếu việc giải quyết vấn đề là nỗ lực của cả nhóm);
Kỹ năng ra quyết định: Cuối cùng, bạn sẽ cần phải đưa ra quyết định về cách giải quyết các vấn đề phát sinh. Đôi khi bạn có thể nhanh chóng đưa ra quyết định, nhưng với những vấn đề phức tạp hơn, bạn nên dành chút thời gian để tìm ra giải pháp hoặc chuyển vấn đề cho người có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt hơn;
Kỹ năng tạo ảnh hưởng (để đồng nghiệp, khách hàng và sếp sẵn sàng áp dụng các giải pháp của bạn).
» Có thể bạn quan tâm: Top kỹ năng mềm cần có
Những lợi ích mà kỹ năng giải quyết vấn đề mang lại không chỉ là đem tới giải pháp khắc phục tối ưu nhất mà nó còn có khả năng giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất cho quyết định của bạn. Đó chính là lý do vì sao kỹ năng giải quyết vấn đề lại đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong học tập, công việc và cuộc sống.
Sự thất bại của mỗi cá nhân và doanh nghiệp đều xuất phát từ việc giải quyết vấn đề quá kém. Điều này thường là do các vấn đề không được công nhận hoặc được công nhận nhưng không được giải quyết một cách thích hợp.
Vì vậy trước khi đưa ra quyết định nào đó, chúng ta cần dành thời gian phân tích, mổ xẻ vấn đề theo nhiều khía cạnh khác nhau thì mới có thể đưa ra phương án xử lý tối ưu nhất. Chỉ cần một quyết định được đưa ra hấp tấp, vội vàng mà không được cân nhắc kỹ lưỡng cũng có thể là nguyên nhân chính gây ra hàng loạt hậu quả đáng tiếc trong tương lai.
Có hàng trăm hàng ngàn tài liệu hay và vô cùng uy tín của một số trường đại học, thậm chí có cả tài liệu free, mà bạn có thể tham khảo bao gồm:
Bài giảng “Kỹ năng giải quyết vấn đề” - Nguyễn Tuấn Anh (bản pdf);
Giáo trình “Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định” - Đại học Văn Hiến (bản pdf);
Kỹ năng giải quyết vấn đề (Powerpoint) - Ths.Hoàng Kim Dương;
Sách “Người thông minh giải quyết vấn đề như thế nào?”,...
Bên cạnh đó bạn nên:
Quan sát cách người khác giải quyết vấn đề: Không cần phải tìm kiếm đâu xa, hãy học hỏi ngay từ chính những đồng nghiệp của bạn. Việc quan sát cách những đồng nghiệp đó giải quyết vấn đề có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng của chính mình. Nếu có thể, hãy hỏi một trong những đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn xem bạn có thể quan sát kỹ thuật của họ không và khéo léo đặt những câu hỏi liên quan để áp dụng chúng vào sự nghiệp của chính bạn;
Tìm kiếm cơ hội để giải quyết vấn đề: Bằng cách đặt bản thân vào những tình huống mới, bạn sẽ có nhiều có cơ hội để giải quyết vấn đề hơn. Bạn có thể xung phong làm việc trong các dự án mới vẫn với vai trò hiện tại của mình hoặc làm việc bên ngoài cho một tổ chức khác đều được, miễn sao là bạn được tiếp xúc càng nhiều tình huống thực tế càng tốt;
Thực hành giải quyết vấn đề: Thực hành là công cụ hữu ích khi học cách phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn. Bạn có thể xem trước các tình huống giải quyết vấn đề trên mạng, sau đó thực hành cách bạn có thể giải quyết những vấn đề đó và xác định xem các giải pháp của bạn có khả thi hay không. Ví dụ, trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, bạn có thể sẽ gặp một số vấn đề quen thuộc như "Bạn sẽ xử lý một khách hàng đang tức giận như thế nào?" hoặc "Bạn trả lời như thế nào khi khách hàng yêu cầu hoàn lại tiền?" Thực hành xử lý những tình huống giả định như vậy có thể giúp bạn nhanh chóng đưa ra các giải pháp khi chúng phát sinh thực tế trong công việc của bạn.
Hầu hết các bài giảng lý thuyết liên quan đến kỹ năng giải quyết vấn đề thường sẽ đề cập đến một khái niệm được gọi là quy trình 6 bước giải quyết mọi vấn đề hiệu quả. Đây được xem như một phương pháp “thần thánh” giúp tất cả mọi người, từ học sinh sinh viên đến người đã đi làm, đều có thể đưa ra phương án giải quyết hợp lý cho một vấn đề nào đó chỉ trong thời gian ngắn. 6 bước mà chúng tôi muốn nói đến ở đây đó là:
Mỗi khi có vấn đề xảy ra, việc đầu tiên mà bạn cần làm là phân tích xem vấn đề đó có thực sự quan trọng hay không và có cần giải quyết ngay tức thời hay không. Bởi nếu vấn đề không quá cấp bách thì bạn nên dành chút thời gian xem xét, đánh giá một cách kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Thời gian còn lại bạn có thể tận dụng để giải quyết các vấn đề cấp bách hơn, và điều quan trọng nhất vẫn là nhằm giảm thiệt hại xuống mức thấp nhất có thể.
Bước tiếp theo trong quy trình 6 bước tư duy giải quyết vấn đề chính là xác định xem ai mới thực sự là chủ sở hữu của vấn đề đó. Bởi vì không phải vấn đề hay sự cố phát sinh nào cũng đều ảnh hưởng đến bạn và bạn cần phải tự mình giải quyết chúng. Nếu bạn không có thẩm quyền cũng như khả năng để xử lý tình huống, hãy chuyển trách nhiệm cho chủ sở hữu và những người có liên quan giải quyết. Tuyệt đối không được tự ý đưa ra quyết định nếu như vấn đề không thuộc phạm vi quản lý và quyền hạn của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi những hiểu lầm hoặc xung đột không đáng có khác.
Bạn đâu thể đưa ra phương án giải quyết tốt nhất cho một vấn đề nào đó nếu như chính bạn còn chưa hiểu rõ vấn đề mà mình đang gặp phải là gì, đúng không nào? Và để giúp bạn nắm bắt được trọng tâm của bất kỳ vấn đề nào, ngoài những câu hỏi phía trên, hãy tiến hành trả lời thêm 3 nhóm câu hỏi sau:
Có cần lưu ý những điểm gì đặc biệt khi giải quyết vấn đề hay không?
Nếu không giải quyết được vấn đề thì phạm vi ảnh hưởng của chúng tới mức độ như thế nào?
Để giải quyết được vấn đề này, bạn cần những nguồn lực nào?
Sau khi phân tích và mổ xẻ vấn đề một cách kỹ lưỡng ở bước 3, bạn sẽ dễ dàng liệt kê ra hàng loạt các giải pháp để giải quyết nó. Tuy nhiên trong số những giải pháp kể trên, đâu mới được coi là giải pháp tốt nhất?
Sau quá trình đọc và tìm hiểu lý thuyết cơ bản được trình bày trong các cuốn sách liên quan đến kỹ năng giải quyết vấn đề, chúng tôi nhận thấy rằng một giải pháp được coi là tối ưu nếu thỏa mãn cả 3 đặc điểm sau đây:
Giải pháp phải khắc phục được bản chất vấn đề trong thời gian dài hạn;
Giải pháp phải có tính khả thi và có thể thực hiện được với điều kiện nguồn lực sẵn có;
Giải pháp phải mang lại hiệu quả đối với vấn đề cần giải quyết.
Sau khi lựa chọn được một giải pháp hiệu quả nhất thì bước tiếp theo sẽ là thực thi giải pháp. Trong thời gian này, bạn cần nắm được một số điểm chính như sau:
Người chịu trách nhiệm chính trong việc thi hành giải pháp là ai?
Những ai có liên quan đến kết quả sau khi thi hành xong giải pháp?
Thời gian thực thi giải pháp kéo dài trong bao lâu? Có đảm bảo đúng tiến độ như trong kế hoạch không?
Bước cuối cùng trong quy trình 6 bước giải quyết vấn đề chính là đánh giá giải pháp. Bạn cần tổng kết lại những kết quả đã đạt được xem giải pháp này khắc phục được bao nhiêu % vấn đề cần giải quyết và kèm theo những tác động ngoài dự kiến (nếu có).
Sau mỗi quá trình tổng kết như vậy, bạn sẽ học hỏi được kỹ năng giải quyết vấn đề của người khác và biết cách áp dụng chúng trong những lần kế tiếp.
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách áp dụng các bước giải quyết vấn đề, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu ví dụ sau đây:
Giả sử bạn là quản lý của đội ngũ bán hàng tại khu vực Hà Nội của một công ty kinh doanh sản phẩm máy lọc nước. Mà bạn cũng biết rồi đấy, nhân viên bán hàng thì luôn bị áp lực bởi doanh số, và vấn đề cấp bách mà bạn cần giải quyết ngay trong tháng này là làm sao để doanh số tăng lên x2 so với tháng trước, nếu không, chức vụ quản lý của bạn sẽ bị đe doạ.
Đứng trước vấn đề này, bạn cần điều chỉnh tâm lý căng thẳng, giảm bớt sự lo lắng trước đã, sau đó dồn hết công lực vào từ khóa “tăng doanh số”. Đầu tiên, bạn cần tập trung trả lời những câu hỏi sau:
Đâu là nguyên nhân cốt lõi khiến doanh số những tháng gần đây liên tục sụt giảm so với đầu năm? (Do khách hàng không hài lòng với chất lượng sản phẩm? Do đội ngũ marketing chạy quảng cáo không hiệu quả? Do đội ngũ bán hàng còn yếu kém? Do bộ phận chăm sóc khách hàng sau bán làm việc không đến nơi đến chốn? Do các chương trình khuyến mại chưa thực sự thu hút? Do đối thủ cạnh tranh tung ra chiến lược marketing mới thu hút hơn?,...)
Còn bao nhiêu thời gian để giải quyết vấn đề "tăng doanh số"? (Một tháng hay nửa tháng,...)
Bộ phận nào cần có phương án thay đổi đầu tiên? (Bộ phận marketing? Bộ phận bán hàng? Bộ phận chăm sóc khách hàng? Bộ phận kỹ thuật?,...)
Những ai có thể giúp đỡ bạn trong việc giải quyết bài toán tăng doanh số bán hàng?
Trả lời được 4 câu hỏi trên, bạn đã có thể nắm được bản chất của vấn đề, từ đó sẽ nảy ra một vài ý tưởng để tăng doanh số tháng sau. Việc tiếp theo mà bạn cần làm chính là triển khai kế hoạch cho những người có liên quan và giám sát tiến độ thực thi giải pháp một cách nghiêm túc. Chắc chắn vấn đề đau đầu này sẽ được cải thiện một cách đáng kể.
» Đọc bài: Cách ghi chép hiệu quả
IDEAL là nguyên tắc giải quyết vấn đề được tìm thấy trong cuốn sách The Ideal Problem Solver xuất bản năm 1984 do Bransford và Stein đồng biên soạn. Nguyên tắc IDEAL được rất nhiều người trên thế giới sử dụng để giải quyết những vấn đề mà họ gặp phải trong hầu hết các lĩnh vực như giáo dục, công nghiệp,...giúp chúng ta tiếp cận vấn đề một cách bình tĩnh, tự tin hơn.
IDEAL là viết tắt chữ cái đầu tiên của 5 từ là Identify (Nhận dạng), Define (Xác định đặc điểm), Examine (Thử nghiệm), Anticipate and Action (Dự đoán và Hành động), Look and Learn (Quan sát và Học hỏi). Trong đó:
Những người có kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời thường cố gắng xác định gốc rễ của tình huống. Bởi vì chưa làm gì mã đã vội vàng kết luận rằng tình hình tồi tệ hoặc mất kiểm soát là điều hoàn toàn vô ích. Điều quan trọng hơn lúc này là phải làm rõ những vấn đề và thách thức đó đến từ đâu. Albert Einstein đã từng nói: "Công thức của vấn đề thường quan trọng hơn lời giải của nó, có thể chỉ là vấn đề của kỹ năng toán học hoặc thực nghiệm."
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, bước đầu tiên để phát triển các kỹ năng giải quyết vấn đề là phải học cách xem mọi tình huống như một vấn đề có thể giải quyết được.
Bước tiếp theo trong việc giải quyết vấn đề là khả năng chia nhỏ vấn đề thành những phần nhỏ và dễ quản lý hơn bằng cách xác định các yếu tố chính của vấn đề.
Đây là một bước cần thiết và là một kỹ năng để phát triển cả về mặt tâm lý và quản lý. Giả sử bạn phải đối mặt với một ngọn núi khổng lồ, đáng sợ, thay vì nghĩ rằng mình không thể leo lên đỉnh núi, tại sao bạn không học cách xác định những con đường nhỏ hơn ở dưới chân đồi mà vẫn có thể dẫn tới đỉnh núi? Khi bạn chia một vấn đề lớn thành các yếu tố nhỏ hơn thì bạn không còn phải đối mặt với một nhiệm vụ bất khả thi nữa và có thể thực hiện một số bước rất cụ thể để đạt được mục tiêu và dần dần giải quyết vấn đề của mình.
Tìm kiếm các giải pháp khả thi là một bước rất phức tạp trong quá trình giải quyết vấn đề, vì bề ngoài có vẻ như hầu hết công việc đã được thực hiện và mục tiêu cuối cùng đã gần kề. Nhưng trên thực tế, bạn không nên chỉ tìm những cách đơn giản để giải quyết vấn đề mà hãy động não để tìm ra những cách hiệu quả nhất và biến chúng thành cơ hội giúp bạn viết nên một câu chuyện thành công vang dội.
Một phần quan trọng của bước này trong quá trình giải quyết vấn đề là tạo ra sự liên kết hợp lý giữa các giải pháp tiềm năng khác nhau để có thể kết hợp chúng lại tạo thành sức mạnh tổng hợp.
Triển khai kế hoạch và hành động từng bước một cách hiệu quả, dứt khoát là bước cuối cùng trong quá trình giải quyết vấn đề. Đồng thời đây cũng là bước quan trọng nhất. Trong giai đoạn này, bạn cũng phải nắm vững các kỹ năng như kỹ năng giám sát và đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện hành động, và nếu việc giải quyết vấn đề là trách nhiệm của cả nhóm thì bạn cần nắm vững cả kỹ năng ủy thác để phân chia công việc cho nhau hoặc cho các bên liên quan bên ngoài.
Tại thời điểm vấn đề được giải quyết, chúng tôi đề nghị bạn ngồi lại để xem xét cách giải quyết vấn đề và kế hoạch hành động của mình một mình hoặc cùng nhau nếu đó là một dự án nhóm. Đây là thời điểm để bạn quan sát xem liệu có cần tiếp tục điều chỉnh công việc nữa hay không, và đặc biệt đây cũng là khoảng thời gian quý giá để rút ra các bài học kinh nghiệm cho những dự án tiếp theo.
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ với bạn đọc toàn bộ thông tin chi tiết liên quan đến Kỹ năng giải quyết vấn đề. Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn phần nào trong việc cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề để ál dụng chúng trong học tập, công việc và cả trong cuộc sống hàng ngày. Cảm ơn quý độc giả đã dành thời gian theo dõi theo dõi và chúc các bạn thành công.
Đừng bỏ lỡ tin tuyển dụng mới nhất của KFC » TẠI ĐÂY