Mục lục bài viết
Memo đã xuất hiện từ rất lâu, khi mà giao tiếp bằng văn bản được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh và chính trị. Tuy nhiên, memo chỉ trở nên phổ biến trong thế kỷ 20 khi các công ty và tổ chức lớn bắt đầu sử dụng nó để gửi thông tin nhanh và hiệu quả giữa các bộ phận và nhân viên.
Với sự phát triển của công nghệ, sự xuất hiện của email và các phương tiện truyền thông khác, memo hiện không còn được sử dụng phổ biến như trước đây, tuy nhiên nó vẫn được sử dụng trong một số trường hợp nhất định, đặc biệt là trong các tổ chức và doanh nghiệp lớn.
» Tham khảo: Webinar là gì?
Memo là viết tắt của từ "memorandum", có nghĩa là một bản ghi chép ngắn gọn và thông tin cơ bản về một vấn đề cụ thể. Memo thường được sử dụng trong môi trường công sở để gửi thông tin giữa các phòng ban hoặc giữa các nhân viên trong cùng một phòng ban.
Memo có thể được sử dụng để thông báo thông tin mới, yêu cầu hành động từ người nhận, hoặc đưa ra các gợi ý, ý kiến hay lời khuyên về một vấn đề cụ thể. Memo thường có định dạng ngắn gọn, với tiêu đề rõ ràng, phần nội dung, và thường được ký và rõ ghi ngày tháng.
Dưới đây là một số loại memo phổ biến:
- Memo thông báo: Được sử dụng để thông báo về các sự kiện, thay đổi hoặc cập nhật về các chính sách, quy trình, quy định, v.v.
- Memo yêu cầu: Được sử dụng để yêu cầu hoặc đề nghị một hành động cụ thể từ người đọc, ví dụ như yêu cầu giải quyết vấn đề hoặc đề xuất thực hiện một dự án mới.
- Memo báo cáo: Được sử dụng để báo cáo kết quả hoặc tiến độ của một dự án hoặc công việc cụ thể.
- Memo gợi ý: Được sử dụng để đưa ra ý tưởng hoặc gợi ý giải pháp cho một vấn đề cụ thể.
- Memo đề xuất: Được sử dụng để đề xuất hoặc giới thiệu một ý tưởng hoặc một kế hoạch cho một dự án hoặc hoạt động cụ thể.
- Memo cảnh báo: Được sử dụng để cảnh báo về một vấn đề cụ thể, ví dụ như cảnh báo về các vấn đề an ninh hoặc rủi ro trong công việc.
Memo thường được thiết kế để truyền tải thông tin nhanh chóng và hiệu quả, theo đó một bản memo thông thường bao gồm các phần sau:
- Tiêu đề: Tiêu đề memo được đặt ở phía trên cùng của trang, phản ánh rõ nội dung của nó, ví dụ như "Thông báo thay đổi chính sách về giờ làm việc".
- Ngày tháng năm: Ngày ghi trên memo giúp người đọc biết được memo được viết khi nào.
- Đối tượng: Phần này nêu rõ đối tượng của memo, ví dụ như danh sách các bộ phận hoặc nhân viên cần phải đọc memo.
- Nội dung: Nội dung là phần quan trọng nhất của memo, trình bày các thông tin cần thiết một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Nội dung cần được phân chia thành các đoạn văn ngắn và được đánh số thứ tự để người đọc có thể theo dõi dễ dàng.
- Ký tên: Ký tên của người viết và chức vụ của họ để đảm bảo tính chính thức của thông điệp.
- Đính kèm: Nếu memo cần đi kèm với các tài liệu khác, như bản báo cáo hoặc bản phác thảo, nó cần được đính kèm vào memo.
Trong một số trường hợp, memo có thể được bổ sung thêm các phần khác, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của nó và yêu cầu của công việc hoặc tổ chức.
» Có thể bạn quan tâm: CRM là gì?
Viết memo là một kỹ năng quan trọng và yêu cầu người viết phải chú ý đến nhiều yếu tố để thông điệp truyền tải được rõ ràng và hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi viết memo:
- Chọn tiêu đề phù hợp: Tiêu đề memo nên phản ánh rõ nội dung của memo và nên được đặt ở phía trên cùng của trang. Tiêu đề nên ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu.
- Tổ chức nội dung: Nội dung memo cần được phân chia thành các đoạn văn ngắn, trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và được đánh số thứ tự để người đọc có thể theo dõi một cách dễ dàng.
- Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp: Ngôn ngữ trong memo cần được sử dụng một cách chuyên nghiệp, tránh sử dụng ngôn ngữ lóng ngóng, viết tắt hay từ ngữ không phù hợp. Các thuật ngữ chuyên ngành cần được sử dụng đúng cách.
- Chỉ rõ đối tượng: Phần đối tượng trong memo cần chỉ rõ các bộ phận hoặc nhân viên cần phải đọc memo. Đảm bảo rằng memo được gửi đến các đối tượng thích hợp và không gửi đến các đối tượng không liên quan.
- Sử dụng hình thức phù hợp: Memo cần được thiết kế một cách chuyên nghiệp và sử dụng hình thức phù hợp qua các ký hiệu, định dạng và màu sắc để tạo sự thu hút.
- Kiểm tra lỗi: Trước khi gửi memo, người viết cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc cú pháp. Việc kiểm tra này giúp tăng tính chuyên nghiệp và tin cậy của memo.
Có thể nói, viết memo là một kỹ năng cần thiết cho bất kỳ ai làm việc trong môi trường công sở. Khi tuân thủ các lưu ý trên, bạn sẽ tạo ra được một bản memo đúng chuẩn và truyền tải thông điệp một cách rõ ràng.