Mục lục bài viết
Đào tạo nhân viên mới là một phần quan trọng của quá trình tuyển dụng vì nó giúp nhân viên mới nắm bắt được những thông tin quan trọng về công việc cũng như văn hoá, chuẩn mực của doanh nghiệp. Vậy cần đào tạo nhân sự trong bao lâu, và các nhà quản trị nhân sự cần làm gì để có thể xây dựng được quy trình đào tạo nhân viên mới mang lại hiệu quả tốt nhất?
» Tham khảo: Quy trình tuyển dụng
Khi công ty thuê một nhân viên mới về làm việc, chắc chắn sẽ có một khoảng “thời gian trễ” giữa thời điểm họ gia nhập và thời điểm họ thực sự tạo ra kết quả cho tổ chức. Trong khoảng thời gian này, người quản lý cũng như các đồng nghiệp cần đào tạo và dạy cho họ những kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Có thể nói, đào tạo là một khoản đầu tư, và lợi nhuận mà doanh nghiệp mong đợi chính là năng suất làm việc của nhân viên. Nếu ngay từ đầu công ty không đưa ra bất kỳ quy trình đào tạo nào dành cho nhân viên mới, “thời gian trễ” sẽ càng tăng lên theo cấp số nhân khiến hiệu quả công việc giảm sút, trong khi công ty vẫn phải trả tiền lương cứng cho nhân viên mới.
Việc dành thời gian để xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới một cách bài bản có thể rút ngắn đáng kể “thời gian trễ” và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên.
Một quy trình đào tạo nhân viên mới được gọi là hiệu quả khi:
Một số nội dung liên quan đến công việc cần được đào tạo cho nhân viên mới bao gồm:
- Kiến thức cơ bản về sản phẩm, ngành nghề/lĩnh vực mà doanh nghiệp đang kinh doanh;
- Mô tả công việc: Mục đích của công việc, trách nhiệm/nhiệm vụ cụ thể, quan hệ báo cáo, quyền hạn, quan hệ nội bộ, mức độ phức tạp của công việc, những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình làm việc và cách phòng ngừa;
- Quy trình làm việc;
- Cách thức tiến hành công việc;
- Tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất và chất lượng công việc,..
Mỗi nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ giữ một vị trí khác nhau trong công ty và có những yêu cầu công việc cụ thể. Nếu người quản lý nhân sự có thể giúp cho nhân viên mới định hình rõ ràng các nhiệm vụ cụ thể mà họ phải thực hiện, điều đó sẽ giúp họ tiếp thu công việc mới một cách nhanh chóng và hoàn thành công việc với hiệu suất tốt hơn. Làm được điều này, thời gian và chi phí đào tạo nhân viên mới cũng sẽ được tiết giảm rất nhiều.
Bên cạnh việc làm quen với công việc, biết cách thực hiện công việc, nhân viên mới còn cần được hội nhập cả về môi trường làm việc để nhanh chóng thích nghi và có điều kiện để thực hiện công việc tốt hơn.
Một số nội dung liên quan đến môi trường làm việc cần được đào tạo cho nhân viên mới bao gồm:
- Các mốc thời gian đánh dấu sự hình thành & phát triển của DN;
- Sứ mệnh, mục tiêu, tầm nhìn & giá trị cốt lõi;
- Nội quy làm việc: thời gian làm việc & điều kiện nghỉ ngơi;
- Các chính sách đãi ngộ;
- Các quy tắc giao tiếp và ứng xử trong doanh nghiệp;
- Các hoạt động sinh hoạt tập thể;
- Các chương trình phúc lợi tự nguyện,...
» Tham khảo: Kinh nghiệm tuyển dụng
Sau đây là 4 bước xây dựng và thực hiện quy trình đào tạo nhân viên mới mà bạn có thể tham khảo.
Khâu chuẩn bị cần được tiến hành bắt đầu từ những việc cơ bản như sắp xếp bàn làm việc; trang bị văn phòng phẩm và máy tính (nếu có); liệt kê danh sách điện thoại và email liên hệ của nhân viên,... rồi mới đến việc chuẩn bị kế hoạch đào tạo công việc cụ thể.
Việc ra mắt nhân viên mới không cần tiến hành quá long trọng, nhưng bắt buộc phải có để tạo cho họ cảm giác được tôn trọng.
Doanh nghiệp thường tiến hành xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới thông qua việc trả lời các câu hỏi 5W và 1H.
- Why: Tại sao phải đào tạo?
- Who: Ai là người đào tạo?
- What: Nội dung đào tạo?
- When: Thời gian đào tạo?
- Where: Đào tạo ở đâu?
- How: Đào tạo như thế nào?
Cụ thể như sau:
STT
Tiêu chí
Hòa nhập môi trường làm việc
Hòa nhập công việc
1
Why: Tại sao phải đào tạo?
Giúp nhân viên mới hòa nhập với tập thể
Giúp nhân viên mới nhanh chóng tiếp cận công việc
2
Who: Ai là người kiểm tra, hỗ trợ và chịu trách nhiệm đào tạo?
- Phòng nhân sự
- Trưởng phòng hoặc một nhân sự nào đó được trưởng phòng phân công nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên mới
3
What: Nội dung đào tạo?
- Tổng quan về doanh nghiệp
- Tóm tắt các chính sách chủ yếu và các thủ tục (bao gồm cả lương bổng và phúc lợi)
- Cơ sở vật chất
- Cơ chế an toàn lao động và cách phòng ngừa tai nạn
- Chức năng của đơn vị phòng ban
- Nhiệm vụ hàng ngày
- Trách nhiệm đối với công việc
- Quy trình thực hiện công việc
- Các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất xử lý công việc
4
When: Thời gian (khi nào bắt đầu và khi nào kết thúc)
Có thể là một hoặc nhiều buổi. Trong nhiều trường hợp, quy trình đào tạo nhân viên mới được tiến hành chính thức trong suốt thời gian thử việc.
5
Where: Đào tạo ở đâu?
- Tại bàn
- Phòng họp công ty
- Phòng chức năng
- Thuê địa điểm ngoài
6
How: Đào tạo như thế nào?
- Hội nghị
- Hội thảo
- Tự nghiên cứu tài liệu
- Kèm cặp, hướng dẫn, hỗ trợ thông qua công việc được giao
- Đào tạo tại trung tâm dạy nghề của công ty (nếu có)
Khi bạn bắt đầu đào tạo, hãy kiểm tra nhân viên mới của bạn vài lần một tuần trong khoảng 2 tuần đầu tiên. Điều này đảm bảo rằng họ đang thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác và đang đi đúng hướng trên con đường đạt được các mục tiêu đã thiết lập. Nếu chẳng may họ đi chệch hướng thì bạn vẫn có thể kịp thời điều chỉnh trước khi mọi thứ diễn biến vượt ngoài tầm kiểm soát. Đừng quên sắp xếp những lần kiểm tra này vào những thời điểm đã định để cả bạn và nhân viên mới đều có thời gian chuẩn bị.
Nếu không kiểm tra và đánh giá thường xuyên, nhân viên có nhiều khả năng mắc sai lầm và tiếp tục mắc những sai lầm tương tự về lâu về dài. Mà một khi họ đã làm sai trong một thời gian dài thì sẽ rất khó để sửa chữa.
Một lưu ý đặc biệt quan trọng trong quá trình đánh giá nhân viên mới chính là sự khen thưởng. Khi nhân viên mới đạt được các mục tiêu mà bạn đã đặt ra cho họ, hãy nhớ ghi nhận những thành tựu này một cách công khai và khuyến khích họ tiếp tục phát huy năng lực trong thời gian tới. Điều này có thể giúp họ có động lực tiếp tục học hỏi và cảm thấy được đánh giá cao tại nơi làm việc.
Đào tạo nhân viên mới được đánh giá là việc làm có tầm ảnh hưởng quan trọng tới sự phát triển của toàn doanh nghiệp. Theo đó, quy trình đào tạo nhân viên mới phải được đầu tư bài bản thì mới đạt được hiệu quả toàn diện và thúc đẩy doanh nghiệp đi nhanh hơn, xa hơn.