Mục lục bài viết
HR là thuật ngữ hầu hết những ai làm trong ngành nhân sự đều biết. Nhưng với những người trái ngành hoặc những bạn trẻ đang tìm hiểu về ngành này chắc hẳn vẫn chưa biết HR là gì? Nhiệm vụ của HR và những vị trí thuộc HR bao gồm những gì? Trong bài viết này, hãy cùng KFC đi tìm câu trả lời chi tiết nhé!
» Tìm hiểu: OKRs là gì?
Thuật ngữ Human Resources xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1893 trong cuốn sách The Distribution of Wealth (tạm dịch: Phân phối của cải) của John R. Commons, một nhà kinh tế học người Mỹ. Tuy nhiên, phải đến thế kỷ XX, các bộ phận nhân sự mới được chính thức phát triển và có nhiệm vụ giải quyết những hiểu lầm giữa nhân viên với công ty của họ.
Theo đó, Human Resources (HR) là bộ phận trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tất cả những việc liên quan đến người lao động, bao gồm tuyển dụng, kiểm tra, lựa chọn, giới thiệu, đào tạo, thăng/giáng chức, trả lương và sa thải nhân viên.
HR cũng là bộ phận luôn phải cập nhật những luật mới liên quan đến người lao động trong quá trình tuyển dụng, làm việc và sa thải.
Bộ phận nhân sự là một thành phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô nhỏ hay lớn. Nó có nhiệm vụ tối đa hóa năng suất của nhân viên và bảo vệ công ty khỏi bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh trong lực lượng lao động. Vì vậy nhân sự được nhiều nhà chiến lược kinh doanh coi là nguồn lực quan trọng nhất trong tất cả các nguồn lực của công ty.
Không phải doanh nghiệp nào cũng có bộ phận nhân sự nội bộ của riêng họ, một số doanh nghiệp chọn cách thuê ngoài (outsourcing) để tuyển dụng nhân tài. Dù chọn cách nào thì vai trò của các nhà quản lý nhân sự cũng đều giúp duy trì tính toàn vẹn về cấu trúc và tính toàn vẹn của tổ chức ở nơi làm việc.
Bộ phận nhân sự hoạt động như một cầu nối giữa người lao động với người sử dụng lao động, giúp đôi bên đều đạt được lợi ích tốt nhất. Khi một nhân viên có khiếu nại tại nơi làm việc - cho dù liên quan đến lương thưởng, phúc lợi, khối lượng công việc, giờ làm việc hay bất kỳ điều gì khác - HR có thể tham gia hoạt động như một liên lạc viên giữa nhân viên với người sử dụng lao động, giúp giải quyết mọi bất đồng.
Bộ phận HR chịu trách nhiệm thực hiện 5 nhiệm vụ chính gồm:
- Tuyển dụng;
- Đào tạo và phát triển;
- Duy trì văn hóa doanh nghiệp
- Quản lý phúc lợi của NLĐ;
- Xử lý NLĐ vi phạm kỷ luật.
Cụ thể như sau:
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc thu hút và giữ chân những nhân tài giỏi nhất trong ngành được coi là ưu tiên hàng đầu. Bộ phận HR đóng một vai trò quan trọng trong việc này, giúp xây dựng tương lai của công ty bằng cách giám sát quá trình tuyển dụng.
Bộ phận nhân sự cần kết hợp với quản lý bộ phận hoặc người giám sát để tìm hiểu về các yêu cầu cũng như phẩm chất lý tưởng của ứng viên sau đó đề xuất một hoặc một vài chiến lược tuyển dụng, chẳng hạn như đăng tin tuyển dụng nội bộ hoặc trên các website uy tín cho phép đăng tin tuyển dụng (topCV.vn, timviec.com.vn, timviecnhanh.com,...). Tiếp đến là sàng lọc hồ sơ để chọn ra những ứng viên có đủ điều kiện làm việc cho công ty, và cuối cùng là thực hiện phỏng vấn sơ bộ.
» Tham khảo: Kinh nghiệm tuyển dụng
Tiếp theo, để có thể giữ chân nhân tài và duy trì tính cạnh tranh, bộ phận HR phải chịu trách nhiệm tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển chuyên môn cho nhân viên.
Đối với doanh nghiệp, kết quả của quá trình đào tạo là năng suất của nhân viên cao hơn, từ đó doanh thu cũng cao hơn. Còn đối với nhân viên, khi công ty đầu tư vào sự phát triển của họ có thể giúp họ cảm thấy được trân trọng hơn, tăng sự hài lòng trong công việc và khuyến khích họ ở lại với công ty.
Trong quá trình đào tạo nhân viên mới, các nhà quản lý nhân sự có thể chia sẻ các giá trị, chuẩn mực và tầm nhìn của công ty với nhân viên nhằm giúp họ làm quen với các đặc điểm chung của tổ chức. Các chuyến đi chơi cùng nhóm, xây dựng group giao lưu,...là những cách duy trì văn hóa doanh nghiệp mà bộ phận nhân sự có thể áp dụng để giữ cho động lực và tinh thần của nhân viên ở mức cao.
Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ giám sát một số phúc lợi bắt buộc theo quy định của Luật lao động như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và chính sách bồi thường cho người lao động. Còn các phúc lợi khác như thời gian nghỉ trưa, phụ cấp xăng xe, phụ cấp ăn trưa,...sẽ do HR đề xuất với ban lãnh đạo.
Những nhân viên vi phạm kỷ luật do công ty đặt ra sẽ bị bộ phận HR nhắc nhở, cảnh cáo hay thậm chí là đình chỉ hoặc cách chức. Bất kể là xử lý bằng hình thức nào thì các nhà quản lý nhân sự cũng phải thiết lập một hệ thống xử lý vi phạm rõ ràng để yêu cầu người lao động chịu trách nhiệm về hành vi của mình.
Dưới đây là 7 vị trí phổ biến trong ngành HR. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đầy đủ những vị trí này, mà nó phụ thuộc vào quy mô nhân lực và nhu cầu của doanh nghiệp.
Một tổ chức sẽ có một Giám đốc nhân sự làm nhiệm vụ báo cáo trực tiếp tình hình nhân lực trong nội bộ doanh nghiệp cho cho chủ sở hữu hoặc cho Giám đốc điều hành (CEO). Đây là vị trí cấp cao nhất trong đội ngũ nhân sự.
Người làm việc ở vai trò này chịu trách nhiệm cho cả chuyên gia nhân sự lẫn nhà tuyển dụng. Hay nói cách khác, CHRO là người hướng dẫn các kế hoạch nhân sự, phát triển các chiến lược tuyển dụng, đặt mục tiêu đào tạo nhân viên và giám sát các khoản phúc lợi, bồi thường.
Giám đốc tuyển dụng là người phụ trách tất cả công việc liên quan đến việc tìm kiếm và thu nhận nhân tài. Họ sẽ giám sát ngân sách tuyển dụng, đặt ra các ưu tiên chiến lược cho việc tuyển dụng với chủ doanh nghiệp hoặc lãnh đạo điều hành nhân sự, và cuối cùng là triển khai thực hiện chiến lược tuyển dụng với nhóm tuyển dụng.
Giám đốc tuyển dụng cũng có thể giúp tổ chức tìm hiểu về các phần mềm hoặc công nghệ cần thiết để quy trình tuyển dụng được vận hành suôn sẻ.
HR Manager là vị trí giám sát tổng quát một số chức năng tuyển dụng như đào tạo và giới thiệu nhân viên, quản lý phúc lợi và lương thưởng, xử lý các vấn đề nhân sự tại nơi làm việc.
» Tìm hiểu: Manager là gì?
Người làm ở vị trí này phụ trách việc sắp xếp và quản lý hồ sơ nhân viên, chuẩn bị tài liệu về nhân sự, đồng thời cập nhật dữ liệu liên quan đến nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Ví dụ, khi có nhân viên nghỉ việc tạm thời như nghỉ bệnh hoặc nghỉ sinh thì HR Admin sẽ cập nhật thông tin này vào danh sách nhân sự để bộ phận nhân sự nắm được tình hình.
Ngoài ra, HR Admin cũng là người hỗ trợ công tác chuẩn bị tài liệu cho các hoạt động liên quan đến nhân sự như hội thảo hay hội chợ việc làm.
Chuyên viên tuyển dụng phụ trách tìm nguồn cung ứng, sàng lọc và tuyển dụng nhân viên mới. Một số doanh nghiệp nhỏ chọn cách thuê ngoài chức năng này để tiết kiệm chi phí. Một số khác thì giao nhiệm vụ cho HR Manager điều hành quy trình tuyển dụng.
Một điều phối viên nhân sự chịu trách nhiệm trong việc tạo ra các chính sách nhân sự và phát triển một nền văn hóa hòa nhập trong nội bộ doanh nghiệp.
Vị trí chuyên trách này liên quan đến việc thiết lập các chính sách bồi thường và phúc lợi cho toàn bộ công ty. C&B Manager sẽ giám sát bảng lương, quản lý thời gian chấm công và hỗ trợ xác định mức bồi thường cho các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp.
Vị trí này đòi hỏi phải có nhiều kinh nghiệm hoặc được đào tạo về các chính sách, quy định và chế độ đãi ngộ nhân sự.
» Tham khảo: Cách tính lương
Vị trí này phụ trách việc lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các chương trình tập huấn, đào tạo để phát triển kiến thức cũng như các kỹ năng mới cho nhân sự trong doanh nghiệp.
Có thể thấy nhân sự đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp các công ty ứng phó với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh trong thế kỷ XXI. Đọc đến đây, bạn đã hiểu hơn về ngành nhân sự và biết làm HR là gì rồi chứ? Nếu bạn đang muốn trở thành HRer thì đừng quên trang bị những kỹ năng mềm và kiến thức chuyên môn thật vững chắc nhé!