Mục lục bài viết
Có một sự thật ít ai biết là: Điều biến một công ty mới thành lập như Google trở thành một công ty hàng đầu trong ngành không phải nhờ vào ý tưởng ban đầu của họ, mà là nhờ vào phương pháp OKRs - một ý tưởng hoàn toàn độc đáo được hai nhà sáng lập Larry Page và Sergey Brin. Để tìm hiểu kỹ hơn, trong bài viết này chúng ta sẽ bàn luận về chủ đề OKRs là gì và những lợi ích mà nó mang lại cho Google nói riêng cũng như các doanh nghiệp nói chung nhé!
» Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng đặt câu hỏi
Nếu bạn thường xuyên đặt mục tiêu cho nhóm hoặc công ty, bạn có thể đã nghe thấy thuật ngữ OKRs này trong quá khứ. OKRs là viết tắt của Objectives and Key Results (tạm dịch: Các mục tiêu và kết quả chính). Đây là một phương pháp lập mục tiêu có thể giúp nhóm của bạn thiết lập và theo dõi các mục tiêu có thể đo lường được.
Ban đầu OKRs được tiên phong bởi Andy Grove, lúc bây giờ đang là Giám đốc điều hành của Intel. Mô hình này kết hợp các mục tiêu bạn muốn đạt được với các kết quả chính mà bạn sẽ sử dụng để đo lường tiến độ. Vì vậy, các mục tiêu của bạn sẽ gắn liền với công việc hàng ngày của nhóm. Tuy nhiên, cách đánh giá kết quả OKRs vào thời điểm này nhìn chung vẫn còn khá cứng nhắc, mới chỉ dùng lại ở “Đạt” hoặc “Chưa đạt” mà thôi.
Theo thời gian, OKRs ngày càng được điều chỉnh linh hoạt hơn để phù hợp với nhu cầu của các tổ chức ở Silicon Valley. Và cuối cùng, người có công lớn nhất trong việc đưa mô hình OKRs vươn ra thế giới là John Doerr, một huyền thoại khác của Silicon Valley. Ông đã làm quen với OKRs khi làm việc cho Intel và sau đó chính ông là người giới thiệu mô hình này cho Google. Tại đây, OKRs đã giúp Google phát triển nhanh chóng thành một trong những công ty thành công và có giá trị nhất trên thế giới.
Hiện nay, ngoài Google thì phương pháp OKRs còn được nhiều tập đoàn hàng đầu trên thế giới và tại Việt Nam áp dụng hiệu quả như Amazon, Youtube, LG, FPT; Tinh Vân,...
OKRs tuân theo một công thức đơn giản nhưng vô cùng linh hoạt, có thể tùy ý thay đổi để phù hợp với hầu hết mọi mục đích. Đó là:
Tôi sẽ đạt được [objective] được đo bằng [key results].
Objective là mục tiêu bạn muốn đạt được, còn Key Results là số liệu mà bạn sẽ đo lường tiến trình đạt được mục tiêu của mình. OKRs có thể là định lượng (ví dụ: Tăng lưu lượng truy cập web lên 2 triệu người dùng mỗi tháng) hoặc định tính (ví dụ: Đánh giá và ghi lại các điểm chưa hài lòng của người dùng).
Thông thường mỗi doanh nghiệp hay mỗi cá nhân sẽ đặt ra 2-5 mục tiêu (O) và ứng với mỗi mục tiêu sẽ có từ 3-5 kết quả chính (KRs).
Ví dụ về mô hình OKRs với mục tiêu “Nâng cao nhận thức về thương hiệu” thì các kết quả chính có thể là:
Tăng lượt khách truy cập trang web lên 7% mỗi tháng;
Tăng lượng người dùng theo dõi trên mạng xã hội lên gấp 10 lần;
Tuyển dụng và gia nhập thêm 1.000 thành viên cộng đồng.
Luôn có hai loại mục tiêu, một loại mà bạn có thể đạt được và một loại mà bạn khao khát đạt được. Điều này cũng tương tự với trường hợp của OKRs. Người ta chia OKRs thành 2 loại chính: OKRs cam kết và OKRs khát vọng.
Đây là những OKRs mà bạn hoặc nhóm của bạn phải cam kết hoàn thành 100% cho dù xảy ra bất kỳ biến động nào. Những cam kết thiết lập mục tiêu cần chút thách thức nhưng chúng vẫn phải đảm bảo tính thực tế, nghĩa là bạn vẫn có thể đạt được mục tiêu dựa vào nguồn lực hiện có. Các cá nhân trong nhóm sẽ phải tự điều chỉnh nguồn lực và lịch trình của mình để đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành.
OKRs khát vọng là những mục tiêu cao cả và đầy tham vọng mà ở đó khả năng hoàn 100% là điều không thể. Vì thế nó còn được gọi là “mục tiêu 10x”, “mục tiêu kéo dài” hoặc “moonshot”.
Larry Page - nhà đồng sáng lập Google đã thể hiện khái niệm về OKRs khát vọng trong cuốn Measure What Matters là “Nếu bạn đặt ra một mục tiêu điên rồ, đầy tham vọng và bỏ lỡ nó, bạn vẫn sẽ đạt được điều gì đó đáng chú ý”.
Không giống như OKRs cam kết, để đến được vị trí mong muốn thì OKRs khát vọng không yêu cầu đi theo một con đường xác định nào cả. Nó cũng không yêu cầu kiến thức thực sự về các nguồn lực mà bạn sẽ cần trên đường đi.
Một điểm khác biệt nữa giữa OKRs cam kết và OKRs khát vọng là mức độ hoàn thành công việc. Tất cả các kết quả chính (KRs) trong OKRs cam kết đều phải hoàn thành 100% thì mới được coi là hoàn thành mục tiêu. Bất kỳ kết quả nào thấp hơn mức đó sẽ đều phải thực hiện một số điều chỉnh cho đến khi đạt được 100% mới dừng lại.
Mặt khác, điểm kỳ vọng của OKRs khát vọng chỉ là 70%, thấp hơn rất nhiều so với OKRs cam kết. Điều này có nghĩa là ngay cả với mục tiêu hoàn thành 70% thì nó vẫn đem lại không ít sự khác biệt.
Ví dụ, một nhóm bán hàng đặt mục tiêu OKRs cam kết có thể là:
KR1: Hợp tác với 5 khách hàng doanh nghiệp ngay trong tháng đầu tiên;
KR2: Đạt được chu kỳ bán hàng trung bình (Average Sales Cycle Length) là 27 ngày;
KR3: Doanh thu quý II tăng 15% cho thị trường Trung Quốc.
Để biến nó thành OKRs khát vọng, các mục tiêu chính có thể thay đổi thành:
KR1: Thu hút 10 khách hàng doanh nghiệp chuyển từ sản phẩm của đối thủ cạnh tranh sang sử dụng sản phẩm của chúng tôi;
KR2: Đạt được chu kỳ bán hàng trung bình là 15 ngày;
KR3: Tăng 20% doanh thu quý II cho thị trường Trung Quốc.
Cả hai ví dụ đều bao gồm việc thâm nhập vào thị trường Trung Quốc, tuy nhiên sự khác biệt giữa hai ví dụ trên là OKRs cam kết thì thực tế hơn và việc hoàn thành tất cả các Key Results là cần thiết. OKRs khát vọng thì hướng tới mục tiêu cao hơn, mục tiêu của họ không chỉ là tham gia thị trường thành công mà còn là bắt đầu chiếm lĩnh thị trường. Điều đó khó hơn rất nhiều, thậm chí gần như không thể đạt được trong một khung thời gian ngắn như vậy.
Vì vậy, lời khuyên cho các doanh nghiệp là sử dụng OKRs cam kết trong giai đoạn đầu tiên. Nó tương tự như việc bạn khởi động nhẹ nhàng trước khi thi đấu một môn thể thao nào đó, điều này sẽ giúp cho mọi người có thời gian hoàn thành mục tiêu mà không bị quá sức. Sau khoảng 2 đến 3 quý sử dụng OKRs cam kết, bạn có thể đặt thêm một số OKRs khát vọng xen lẫn với OKRs cam kết và theo dõi mức độ hoàn thành. Nếu lúc này đội ngũ của bạn đã đủ tiềm lực để sẵn sàng tiến nhanh về phía trước thì hãy mạnh dạn sử dụng 100% OKRs khát vọng.
Nói về thành công của Google khi mới áp dụng mô hình OKRs, nhà đồng sáng lập Larry Page đã chia sẻ trong cuốn sách Measure What Matters xuất bản năm 2018 của tác giả John Doerr như sau: “OKRs đã giúp chúng tôi tăng trưởng gấp 10 lần, gấp nhiều lần”, “Chúng đã giúp thực hiện sứ mệnh táo bạo điên cuồng của chúng tôi là 'tổ chức thông tin của thế giới' có lẽ thậm chí có thể đạt được."
Để bắt kịp với bối cảnh cạnh tranh ngày nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp đang sử dụng Khung mục tiêu và Kết quả chính của OKRs như một công cụ chính để cho phép doanh nghiệp của họ chuyển đổi kỹ thuật số thành công.
Trong một cuộc phỏng vấn với Tạp chí kinh doanh Harvard, John Doerr chia sẻ rằng OKRs có 5 lợi ích chính. Năm lợi ích này được gọi tắt là "FACTS" để khi sử dụng mô hình này, chúng ta có thể nói rằng OKRs cung cấp "chỉ toàn là SỰ THẬT".
Năm lợi ích của OKRs mà chúng tôi muốn đề cập ở đây là:
Tập trung là lợi ích đầu tiên mà OKRs mang lại bởi vì khi áp dụng mô hình OKRs, bạn sẽ bị giới hạn về số lượng mục tiêu. Như đã nói ở trên, bạn có thể đặt ra nhiều hơn 1 mục tiêu, nhưng phải luôn luôn ít hơn 7, khoảng 2-5 mục tiêu là hợp lý nhất. Đối với các kết quả chính, bạn không nên có nhiều hơn 5 KRs cho mỗi mục tiêu. Cũng chính bởi sự giới hạn này mà OKRs thực sự buộc bạn phải tập trung hoàn toàn vào các mục tiêu chính yếu.
Mô hình OKRs thường được bắt đầu bằng một câu hỏi: “Điều gì là quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần đạt được trong 3 (hoặc 6, hoặc 12) tháng tới?” Bất cứ nhiệm vụ nào không liên quan đến mục tiêu hiện tại đều sẽ được chuyển thành nhiệm vụ tồn đọng và giải quyết ở chu kỳ tiếp theo, vì vậy cách giới hạn này sẽ mang đến cho chúng ta những sáng kiến thực sự khác biệt.
Ngoài ra, việc áp dụng mô hình OKRs còn giúp cho toàn bộ nhân viên trong công ty hiểu rõ về những mục tiêu quan trọng hàng đầu mà công ty đang hướng tới. Từ đó họ sẽ tự biết cách điều chỉnh mục tiêu cá nhân của mình hướng về mục tiêu chung của tổ chức.
Khi nói về sự liên kết OKRs nghĩa là chúng ta đang đề cập đến khái niệm rằng tất cả các OKRs của một tổ chức đều hỗ trợ việc đạt được cùng một mục tiêu bao quát. Nếu doanh nghiệp là một con tàu thì OKRs sẽ đảm bảo rằng mọi người đang chèo thuyền theo cùng một hướng; nghĩa là họ đang làm theo những gì quan trọng nhất đối với tổ chức. Vì thế sự liên kết là rất quan trọng, chỉ cần một người chèo sai hướng cũng có thể khiến cả con tàu chệch hướng.
Theo Harvard Business Review, những công ty mà nhân viên có độ liên kết cao với nhau sẽ mang lại hiệu quả làm việc cao hơn gấp đôi so với những công ty mà nhân viên không có sự gắn kết.
Để minh chứng cho lợi ích này của OKRs, chúng ta cùng tìm hiểu ví dụ sau:
Trong cuộc họp thường niên giữa các giám đốc bộ phận để lên kế hoạch kinh doanh cho quý III, Giám đốc kinh doanh đã đưa ra mục tiêu là “Đẩy mạnh doanh số bán hàng”. Và để hoàn thành được mục tiêu này, bên cạnh những kết quả chính (Key Results) về doanh số, bộ phận kinh doanh yêu cầu bổ sung thêm 2 nhân viên mới ngay trong 2 tuần nữa.
Ngay lập tức Giám đốc kinh doanh đã đi gặp Giám đốc nhân sự để thảo luận về việc này và nhận được sự đồng ý của Giám đốc nhân sự. Vậy là trong bộ kế hoạch OKRs của phòng Nhân sự có thêm một mục tiêu mới là tuyển dụng 2 nhân viên kinh doanh trong 2 tuần tới. Tất nhiên là Giám đốc tài chính cũng biết điều này và đã yêu cầu kế toán trưởng bổ sung ngân sách cần thiết cho phòng Nhân sự để phục vụ cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
Như vậy chúng ta có thể thấy: nếu không có sự phối hợp ăn ý giữa cả 3 bộ phận là bộ phận kinh doanh, bộ phận nhân sự và bộ phận kế toán thì phòng kinh doanh rất khó để có thể hoàn thành mục tiêu. Từ đó ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của toàn bộ tổ chức.
Các cam kết ngụ ý rằng tất cả các OKRs đã thỏa thuận chắc chắn phải đạt được 100%, đồng thời các lịch trình và nguồn lực sẽ được điều chỉnh để cùng hướng tới mục đích cuối cùng là đưa công ty phát triển. Điều quan trọng nhất lúc này là phải theo dõi minh bạch các cam kết này. Đó là lý do tại sao mỗi cá nhân hoặc mỗi đội nhóm phải phát ra những tín hiệu rõ ràng cho mọi người thấy họ đang làm việc để hướng tới OKRs.
Bạn có thể thực hiện điều này thông qua Google Sheet hoặc một số công cụ theo dõi phần mềm OKRs như Talbit, BetterWorks,...Việc cập nhật và chia sẻ tiến trình OKRs mỗi tháng sẽ cho thấy rằng bạn biết mình đang gì và bạn đang phấn đấu vì điều gì.
Bất kỳ mục tiêu nào được đặt ra đều có thể sẽ gặp một trong ba loại rủi ro sau:
Rủi ro cuối chu kỳ: Rủi ro này xuất phát từ nguyên nhân không kiểm tra tiến độ công việc thường xuyên, và đến khi vấn đề xảy ra thì chúng ta đã không còn cơ hội nào để cứu vãn được nữa;
Rủi ro bất chợt: Mọi thứ tưởng chừng như diễn ra rất êm đẹp khi nhìn vào những con số báo cáo, nhưng do loại rủi ro này thường phát sinh bất chợt nên chúng ta không thể lường trước được và nhanh chóng thất bại;
Rủi ro chệch hướng: Mặc dù vấn đề đã âm thầm xảy ra từ rất lâu trước đó, nhưng do không kiểm tra công việc thường xuyên nên đến khi chúng ta phát hiện ra thì sự chệch hướng đã đi quá giới hạn.
Như vậy chúng ta có thể thấy rủi ro thường là kết quả của việc không kiểm tra, theo dõi công việc thường xuyên. Và để hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất thì việc theo dõi tiến độ công việc đều đặn hàng tuần là điều rất cần thiết.
Nếu bạn không bao giờ kéo dài, bạn sẽ không thể biết mình có thể đạt được những gì. Kéo dài là lợi ích cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng, như John Doerr đã nói: “Tôi thà có mục tiêu là lên sao Hỏa, và nếu rơi xuống thì chúng ta cũng đã lên được mặt trăng.” Các OKRs tham vọng nên được sử dụng để kích thích tổ chức của bạn thử vươn tới những điều mới mẻ và vượt qua ranh giới những gì bạn có thể đạt được.
“OKRs là hệ thống tốt nhất để đạt được các mục tiêu đầy tham vọng, bởi vì đó là một cách để đặt các mục tiêu xa hơn và nghĩ ra những cách tuyệt vời để đạt được điều đó”. Đó là những chia sẻ đầy tính thuyết phục của Rohan Pavuluri, Giám đốc điều hành và nhà đồng sáng lập của Upsolve. Nhờ có mô hình OKRs, ông đã biến Upsolve từ một tổ chức phi lợi nhuận nho nhỏ trở thành tổ chức phi lợi nhuận hàng đầu của Mỹ giúp các gia đình có thu nhập thấp và tầng lớp lao động vượt qua khó khăn tài chính.
Tuy nhiên bạn hãy nhớ rằng, mục tiêu kéo dài không có nghĩa là được đặt quá cao đến mức OKRs là không thực tế.
» Tham khảo bài viết: Tư duy phản biện
Mặc dù OKRs đã được nhiều tập đoàn lớn trên thế giới áp dụng thành công từ hơn 20 năm trước nhưng dường như mô hình này vẫn còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Và để doanh nghiệp Việt NAm có thể áp dụng thành công OKRs như cách Google đã thử nghiệm thì cần có sự kết hợp của 4 nguyên tắc, đó là:
Trước hết thì kiến thức về OKRs của người quản lý cấp cao là điều bắt buộc để có thể triển khai mô hình OKRs thành công. Liệu bạn đã nắm được mục đích của OKRs là gì chưa? Bạn có hiểu quy trình đặt mục tiêu hàng tuần, hàng tháng và hàng quý của OKRs không? Bạn có thể giải thích cho nhân viên trong tổ chức của bạn về vai trò của họ trong quy trình OKRs không? Ít nhất bạn cần trả lời được những câu hỏi này thì mới có thể triển khai thành công OKRs và thu hút mọi người tham gia.
Người lãnh đạo cấp cao cần có kiến thức tốt vì OKRs có xu hướng hoạt động hơi khác một chút so với các phương pháp thiết lập mục tiêu khác. Điều đó có nghĩa là, nếu không có kiến thức, bạn sẽ rất dễ mắc phải những quan niệm sai lầm khác nhau và cuối cùng là không thiết lập được bất kỳ OKRs thực sự nào. Chỉ đọc một bài báo hay một cuốn sách là chưa đủ, bạn cần phải tìm hiểu sâu hơn.
Tại sao bạn muốn thiết lập OKRs? Tổ chức của bạn có đủ động lực để tiếp tục triển khai OKRs và những thay đổi cần thiết không?
Nếu bạn đã từng đọc cuốn Measure What Matters của John Doerr, bạn sẽ biết rằng Google phải mất tới 3-4 quý mới có thể triển khai OKRs thành công. Vì vậy những doanh nghiệp nào mong muốn triển khai OKRs trong một vài tuần là điều không thể. Cái gì cũng cần có thời gian thì mới đem lại hiệu quả về lâu về dài, và OKRs cũng vậy, nó chính là một cuộc hành trình dài chứ không phải một cuộc dạo chơi ngắn hạn.
Bạn cần có động lực cũng như sự kiên trì để đào tạo và huấn luyện mọi người thông qua mô hình này và quản lý sự thay đổi tổng thể mà OKRs sẽ mang lại.
OKRs được cho là phải công khai và minh bạch. Nếu công ty của bạn không thực sự có được sự cởi mở và minh bạch một cách tự nhiên, bạn phải cố gắng tạo ra nó. Toàn bộ mục đích của việc yêu cầu mọi người tuân thủ OKRs là tạo ra sự liên kết, đó là lý do tại sao OKRs phải minh bạch với mọi người.
Để triển khai thành công mô hình OKRs, việc mọi người trong tổ chức chuẩn bị sẵn tâm lý chấp nhận thất bại và sẵn sàng học hỏi từ những thất bại là một điều quan trọng. Bởi vì không phải mọi OKRs bạn đặt sẽ đều thành công như nhau, vẫn có một số OKR có thể thất bại. Điều quan trọng là nhân viên của bạn rút ra được bài học gì từ những OKR thất bại này, nó sẽ là tài liệu quý giá giúp ích cho sự thành công trong tương lai.
Cuối cùng, tất cả nhân viên trong tổ chức cần phải có sự tin tưởng lẫn nhau. Mục đích của yếu tố này là để khuyến khích các nhóm tự thiết lập OKRs. Bởi vì mỗi người đều có kỹ năng và chuyên môn trong lĩnh vực của mình, họ biết cần làm gì để có thể thúc đẩy công ty về phía trước. Vai trò của ban quản lý là đảm bảo mọi người đều đi theo cùng một hướng mà công ty đã thống nhất và đảm bảo OKRs của nhóm hoặc của cá nhân sẽ không làm tổn hại đến bất kỳ mục tiêu, nguyên tắc nào khác mà công ty đang theo đuổi. Và sau khi kết thúc một chu trình áp dụng OKRs thì việc trao cho từng cá nhân sự độc lập để đặt OKRs và cam kết với chúng càng trở nên quan trọng hơn.
Để có thể theo dõi tiến độ làm việc một cách liên tục, bạn cần biến hành động check-in OKRs trở thành một phần thói quen của nhân viên, tương tự như hành động chấm công vậy.
Tuy nhiên, việc check-in sẽ không diễn ra hàng ngày như chấm công mà diễn ra hàng tuần (Weekly Check-in). Thời lượng một buổi check-in nên được giới hạn không diễn ra quá một giờ. Thông qua những buổi check-in như vậy, ban quản lý mới có thể nhanh chóng phát hiện ra những vấn đề nghiêm trọng, từ đó đưa ra phương án giải quyết và giữ cho OKRs luôn đi đúng hướng.
» Tham khảo: KPI là gì?
Hy vọng qua những thông tin về chủ đề OKRs là gì mà chúng tôi vừa chia sẻ trên đây sẽ giúp độc giả có một cái nhìn bao quát về lợi ích cũng như các nguyên tắc cốt lõi để áp dụng OKRs thành công trong thời gian ngắn nhất. Bạn đã sẵn sàng triển khai mô hình này cho doanh nghiệp của mình chưa? Hãy chia sẻ cho chúng tôi biết ý kiến của bạn trong phần bình luận nhé.
Xem ngay tin tuyển dụng mới nhất của KFC » TẠI ĐÂY