Mục lục bài viết
Muốn hồ sơ xin việc của bạn lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng thì một bản CV ấn tượng thôi là chưa đủ, bạn cần chuẩn bị thêm một tài liệu khác cũng quan trọng không kém. Đó chính là thư ứng tuyển, hay còn gọi là cover letter.
Vậy thư ứng tuyển là gì? Những ứng viên chưa từng có kinh nghiệm làm việc thì nên trình bày nội dung nào trong mẫu thư xin việc? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay nhé.
» Tham khảo: Cách viết mail xin việc
Thư ứng tuyển (cover letter) là bản mô tả khái quát về kỹ năng, kinh nghiệm cũng như mong muốn hợp tác của ứng viên, nhằm chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy họ mới là lựa chọn hợp lý nhất cho vị trí tuyển dụng.
Do đó thư ứng tuyển thường được xem như một lời giới thiệu chính thức của ứng viên trước mặt nhà tuyển dụng, nhưng trình bày dưới hình thức gián tiếp.
Ứng viên thời nay không cần nộp hồ sơ xin việc trực tiếp tại công ty nữa, mà sẽ gửi hồ sơ qua email cho nhà tuyển dụng trước khi gặp nhau trong cuộc phỏng vấn. Nội dung email chính là nội dung thư ứng tuyển, kèm theo tệp đính kèm là CV hoặc portfolio (nếu có).
Điều này có nghĩa là, nhà tuyển dụng sẽ đọc thư ứng tuyển trước, rồi mới xem xét đến CV. Đó là lý do vì sao bạn cần học hỏi cách viết cover letter thật chỉn chu và chuyên nghiệp, nhất là những bạn chưa có kinh nghiệm đi ứng tuyển.
» Xem thêm: Hồ sơ xin việc bao gồm những gì?
Về cơ bản, một bức thư ứng tuyển sẽ được coi là chuyên nghiệp nếu đảm bảo 3 phần gồm:
Không chỉ riêng với email ứng tuyển, mà khi viết bất kỳ loại email nào, bạn cũng cần mở đầu bằng một lời chào phù hợp. Điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho người nhận thư. Do đó, trong phần này, tốt nhất bạn nên tìm hiểu thật kỹ càng về danh tính của nhà tuyển dụng để có sự xưng hô phù hợp nhé.
Tùy thuộc vào chức danh của người nhận mà bạn có thể mở đầu thư theo nhiều cách khác nhau.
Nếu người nhận thư chỉ là một nhân viên thuộc phòng hành chính nhân sự, bạn có thể mở đầu theo mẫu “Chào Anh/Chị + Tên” cho thân thiện.
Còn nếu người nhận thư có cấp bậc quản lý trở lên, chẳng hạn như Trưởng phòng nhân sự, Giám đốc nhân sự,... thì phần mở đầu email ứng tuyển của bạn bắt buộc phải viết ở định dạng trang trọng. Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách mở đầu thư như sau:
Dear Mr/Mrs + Tên + Chức danh của nhà tuyển dụng;
Kính gửi Anh/Chị + Tên + Chức danh của nhà tuyển dụng.
Ví dụ: Dear Mrs.Nguyễn Thái Hà, Giám đốc nhân sự công ty Greenland Holding.
Tổng kết lại, bạn nên áp dụng kiểu lời chào trang trọng như trên cho tất cả các mẫu cover letter để đảm bảo an toàn.
Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không biết chắc chắn đối tượng nhận bức thư ứng tuyển của mình là ai, bạn có thể viết lời mở đầu theo công thức: “Kính gửi Ban tuyển dụng + Tên công ty” là được.
Phần này sẽ được chia nhỏ thành 4 đoạn, tương đương với 4 mục sau:
Thông tin cá nhân
Trình bày thật ngắn gọn thông tin trả lời cho câu hỏi “Bạn là ai?”. Tuyệt đối không nên trình bày quá chi tiết thông tin cá nhân, chẳng hạn như nơi ở hiện tại hoặc địa chỉ thư điện tử,...bởi vì tất cả những thông tin này sẽ được nêu trong CV. Còn trong thư ứng tuyển, hãy nhớ nhà tuyển dụng chỉ quan tâm chủ yếu đến kỹ năng và kinh nghiệm của bạn mà thôi.
Ví dụ: Trước tiên, em xin giới thiệu đôi chút về bản thân. Em là Nguyễn Ngọc Vy, vừa tốt nghiệp loại Giỏi chuyên ngành Quản trị nhân lực trường Đại học Thương Mại.
Sau phần này, bạn có thể viết thêm một đoạn ngắn để nói về người nhận thư.
Ví dụ: Chị Hà thân mến, em biết đến chị thông qua series câu chuyện về tuyển dụng mà chị chia sẻ trên Facebook và TikTok. Nhờ những chia sẻ thiết thực của chị mà em biết cách chỉnh sửa CV và học thêm được nhiều kinh nghiệm phỏng vấn khác nữa. Do đó em rất mong muốn có cơ hội được cộng tác trực tiếp với chị ngoài thực tế.
Chúng tôi chắc chắn rằng, khi đọc đến đây, nhà tuyển dụng - cụ thể là chị Nguyễn Thái Hà sẽ bị thu hút bởi email của bạn. Tuy nhiên đây chỉ là phần mở rộng, bạn không bắt buộc phải viết đoạn này bởi vì không phải ứng viên nào cũng biết rõ về nhà tuyển dụng.
Lý do viết thư
Bạn biết đến vị trí ứng tuyển này thông qua nguồn nào? Bạn viết email này cho nhà tuyển dụng nhằm mục đích gì?
Ví dụ: Thông qua nội dung tuyển dụng trong group Internships & Jobs in HaNoi, em được biết quý công ty đang tìm kiếm nhân sự cho vị trí Chuyên viên tuyển dụng. Sau khi nghiên cứu JD, em cảm thấy khả năng của mình khá phù hợp với những điều kiện mà công ty yêu cầu nên em viết thư xin ứng tuyển vào vị trí này.
Kinh nghiệm học tập & làm việc
Nêu tóm tắt những thành tích nổi bật mà bạn đã đạt được trong thời gian học tập và làm việc tại những công ty trước đó.
Ví dụ: Là một sinh viên vừa tốt nghiệp, dó đó em chưa có kinh nghiệm làm việc nhiều tại doanh nghiệp. Tuy nhiên khi còn là sinh viên, em đã trang bị cho mình đầy đủ kiến thức về ngành nhân sự, bao gồm: quy trình tuyển dụng-đào tạo-tổ chức nhân sự và các kiến thức liên quan đến Luật lao động. Bên cạnh đó, quá trình thực tập 8 tuần cho vị trí Trợ lý nhân sự tại Công ty cổ phần thực phẩm Đức Việt cũng giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm thiết thực trong ngành.
Phẩm chất, kỹ năng nổi trội
Phần này bạn chỉ nên chọn ra 2-3 kỹ năng mà bạn giỏi nhất, tuy nhiên nó phải liên quan đến vị trí tuyển dụng để trình bày trong email ứng tuyển.
Ví dụ: Em tự tin rằng, với khả năng giao tiếp thành thạo 2 ngôn ngữ Trung-Việt và khả năng thuyết phục mà em rèn luyện trong suốt 4 năm học Đại học, em sẽ làm tốt công việc của mình ở vị trí "Chuyên viên tuyển dụng".
» Hướng dẫn: Cách viết định hướng nghề nghiệp
Trong phần này, hãy khéo léo đưa ra yêu cầu một cuộc phỏng vấn trong thời gian tới và lưu ý người đọc về các loại tài liệu được đính kèm trong email (portfolio, CV).
Khi kết thúc email, đừng quên gửi một lời cảm ơn chân thành tới người nhận thư vì họ đã dành thời gian đọc email của bạn nhé. Bởi vì đây chính là một trong những yếu tố để nhà tuyển dụng đánh giá mức độ chuyên nghiệp của ứng viên đấy!
Ví dụ: “Chị vui lòng xem CV được đính kèm bên dưới email này để biết thêm về năng lực hiện tại của em. Em xin chân thành cảm ơn chị vì đã dành thời gian đọc bức thư này. Rất mong nhận được lời mời phỏng vấn của quý công ty trong thời gian gần nhất”.
Thủ tục cuối cùng là lời chào tạm biệt. Bạn có thể kết thư theo mẫu: “Best Regards” hoặc “Kính thư” hoặc “Trân trọng” + thông tin liên hệ (số điện thoại, email) trong mục chữ ký điện tử để bộ phận nhân sự có thể nhanh chóng liên lạc được với bạn nhé.
Ngay cả khi chưa có kinh nghiệm làm việc, bạn vẫn có thể chinh phục được nhà tuyển dụng nếu như nắm được 3 mẹo khi viết thư ứng tuyển sau đây:
Chỉ nên gói gọn nội dung thư trong một trang A4: Vào những đợt tuyển dụng cao điểm, mỗi ngày nhà tuyển dụng phải đọc 30-50 email ứng tuyển là chuyện hết sức bình thường. Nếu như ứng viên nào cũng viết dài dòng lê thê và không đúng trọng tâm, điều này sẽ ảnh hưởng không tốt tới khả năng chọn lọc của nhà tuyển dụng. Bạn chỉ cần trình bày thư ứng tuyển sao cho súc tích, khoa học để làm nổi bật các ý chính là được. Những thông tin bên lề nên dành để trao đổi trong cuộc phỏng vấn;
Tuyệt đối không được sử dụng tiếng lóng, từ viết tắt hoặc viết sai chính tả: Bạn nên nhớ văn phong được sử dụng khi viết email là văn phong trang trọng. Do đó, chỉ cần bạn phạm phải 1 trong 3 nguyên tắc trên, nhà tuyển dụng có thể đánh giá bạn là người kém chuyên nghiệp đấy;
Khiêm tốn nhưng cũng đừng quá tự ti: Mục trình bày kinh nghiệm và kỹ năng nổi trội chính là nơi cho bạn thể hiện bản thân, nhưng đừng gây ấn tượng cho người nhận thư rằng bạn là người phô trương. Khiêm tốn chưa bao giờ là thừa, dù cho bạn đang ứng tuyển ở cấp bậc quản lý đi chăng nữa. Tuy nhiên, khiêm tốn không có nghĩa là tự ti bạn nhé. Nếu ngay cả bạn cũng không đánh giá cao bản thân mình thì người chịu thiệt sẽ là bạn. Nhà tuyển dụng sẽ lợi dụng điều này để gây sức ép về phía bạn trong vòng deal lương đấy
Bạn thấy không, việc viết một bức thư ứng tuyển chuyên nghiệp không hề khó khăn một chút nào, nhưng nó có thể giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về kỹ năng cũng như kinh nghiệm của bạn. Vậy nên chúng tôi mong rằng qua bài viết này, bạn sẽ rút ra bài học kinh nghiệm quý báu cho những lần ứng tuyển sắp tới. Chúc bạn sớm tìm được một công việc ưng ý!
Tham khảo những vị trí tuyển dụng mới nhất của KFC » TẠI ĐÂY