Mục lục bài viết
Hầu hết các công ty ngày nay đều bắt đầu cải tiến tinh gọn bằng cách thực hiện 5S - một phương pháp giảm thiểu sai sót của người Nhật. Đây là một phương pháp hữu hiệu để các công ty làm quen dần với chu kỳ cải tiến liên tục, bằng cách cho người lao động tự tổ chức và cải thiện các điều kiện tại nơi làm việc. Bài viết dưới đây sẽ đi tìm hiểu 5S là gì cũng như nêu bật những lợi ích của việc thực hiện quy trình 5S đối với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.
5S, đôi khi được gọi là 5s hoặc Five S, đề cập đến năm thuật ngữ tiếng Nhật được sử dụng để tạo ra một nơi làm việc phù hợp cho việc kiểm soát trực quan và sản xuất tinh gọn. Mỗi thuật ngữ đều được bắt đầu bằng chữ “S”.
Trong tiếng Nhật, năm chữ S gồm có:
Trong tiếng Anh, nó cũng tương ứng lần lượt với năm chữ “S” là Sort, Set in Order, Shine, Standardize và Sustain.
Chữ “S” thứ 6 là viết tắt của Safety (An toàn). Một số doanh nghiệp chọn thêm bước này vào cuối quy trình 5S để đảm bảo an toàn là một thành phần quan trọng của thực hành công việc.
Các doanh nghiệp khác lại tin rằng an toàn đã là một phần của tất cả các bước trong mô hình 5S rồi, do đó không cần phải tách thành một bước riêng. Dù lý giải theo cách nào thì an toàn cũng đóng một vai trò quan trọng trong 5S.
» Tìm hiểu: KPI là gì?
Thực hiện đào tạo sản xuất tinh gọn 5S tại nơi làm việc đem lại 4 lợi ích to lớn, đó là:
Mọi tổ chức đều hướng tới việc tăng năng suất, xét cho cùng, tăng năng suất đồng nghĩa với tăng lợi tức đầu tư tổng thể. Theo một nghiên cứu có quy mô toàn cầu do các công ty tư vấn khác nhau tại Mỹ thực hiện, dựa vào kết quả đánh giá, người ta nhận thấy rằng các doanh nghiệp áp dụng hiệu quả mô hình sản xuất tinh gọn 5S có lợi tức đầu tư tăng đáng kể.
Việc xem xét, loại bỏ các vật dụng không cần thiết cùng với việc giữ cho không gian luôn sạch sẽ, ngăn nắp là đủ để cải thiện năng suất và hạn chế lãng phí thời gian khi tìm kiếm phải các mục không cần thiết.
Đảm bảo an toàn là một lợi ích khác của việc thực hiện 5S. Một môi trường làm việc sạch sẽ, đặc biệt là trong một nhà máy sản xuất có thể làm giảm đáng kể khả năng xảy ra chấn thương của người lao động. Ngoài ra, việc hạn chế đi lại không cần thiết trong môi trường làm việc còn có tác dụng giảm thiểu nguy cơ ngộ độc do tiếp xúc với các chất độc hại.
Đổi lại, điều này có chức năng nâng cao tinh thần làm việc của người lao động, bởi vì đảm bảo an toàn là cách thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với sức khỏe của người lao động. Từ đó nâng cao hình ảnh doanh nghiệp đối với khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và ban quản lý.
Việc thực hiện 5S làm giảm đáng kể tình trạng vật dụng bị mất và hư hỏng tại nơi làm việc. Một không gian làm việc rõ ràng và có trật tự giúp người lao động linh hoạt trong việc thay thế các vật dụng bị hư hỏng ở những nơi quy định, do đó giảm thiểu tổng số dụng cụ và thiết bị thất lạc, mất mát.
Ngoài ra, việc quản lý thiết bị hợp lý cũng có thể giảm thiểu một số thiệt hại thường gây ra cho các bộ phận khác trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Đạt được sự cam kết của người lao động là một trong những mục tiêu chính của việc thực hiện đào tạo sản xuất tinh gọn 5S. Điều này là do công nhân sẽ chịu trách nhiệm phần lớn trong việc tự tổ chức các điều kiện tại nơi làm việc.
5S nhấn mạnh đến sự tham gia của người lao động bằng cách sắp xếp hợp lý công việc của họ và cho phép họ thực hiện các thay đổi hiệu quả trong thiết kế tổng thể của không gian làm việc cũng như thực hiện các nhiệm vụ bảo trì.
Điều này khuyến khích sự tham gia của người lao động, từ đó nâng cao cam kết về hiệu suất làm việc của họ đối với công việc. Cải tiến này cũng cung cấp các lợi ích phụ giúp giảm thiểu tình trạng vắng mặt tại nơi làm việc.
Một quy trình xây dựng mô hình 5S bài bản phải trải qua 4 bước, đó là:
Trước khi bạn bắt đầu, hãy thực hiện kiểm tra tình trạng hiện giờ tại nơi làm việc bằng cách tham gia trả lời các câu hỏi dưới đây:
Nếu bạn trả lời “Có” cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, bạn nên tham khảo xây dựng mô hình 5S ngay hôm nay.
Bạn có thể bắt đầu thực hiện 5S bằng cách cung cấp kiến thức cho nhân viên của mình để họ hiểu về mô hình này. Trong ngày đầu tiên xây dựng quy trình 5S, nhân viên phải sẵn sàng đáp ứng ba chữ “S” đầu tiên:
Hai tuần sau, nhân viên nên chụp bức ảnh thứ ba và so sánh với hai bức ảnh đầu tiên. Nhiều doanh nghiệp thiết lập các cuộc đánh giá định kỳ để kiểm tra xem các nguyên tắc 5S đang được thực hiện như thế nào, cũng như để đảm bảo kế hoạch được tiến hành.
Làm việc cùng nhau để xác định các cách tiêu chuẩn hóa các cải tiến theo thời gian: sắp xếp lịch trình làm sạch, xác định vai trò và trách nhiệm của từng người, đồng thời chuẩn bị các thủ tục hoặc sơ đồ bằng văn bản để giúp mọi người nhớ những việc phải làm.
Hai tháng sau, hãy kiểm tra xem nơi làm việc của bạn trông như thế nào so với trước đây. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo mô hình 5S được duy trì bằng cách đảm bảo đáp ứng các lịch trình đã xác định và mọi người đang tuân thủ các quy trình.
» Tham khảo: Kỹ năng quản lý thời gian
Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật được đặt ra trong thời kỳ sau Thế chiến thứ hai khi các doanh nghiệp đang cố gắng đối phó với ảnh hưởng của chiến tranh. "Kai" có nghĩa là "thay đổi" và "zen" có nghĩa là "tốt". Về cơ bản, Kaizen có nghĩa là "cải tiến liên tục".
Nó đề cập đến việc thực hành tìm cách cải tiến quy trình làm việc một cách thường xuyên. Việc thực hành liên quan đến những thay đổi nhỏ, liên tục thay vì những thay đổi lớn. Với Kaizen, tất cả mọi người trong tổ chức đều có thể tìm kiếm các cơ hội cải tiến, không chỉ các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành.
Như vậy, Kaizen là một cách tiếp cận chung để cải tiến, còn 5S là một cách để tạo cơ sở cho việc cải tiến. Hai yếu tố này song hành với nhau vì 5S là một trong ba công cụ của hệ thống Kaizen và sản xuất tinh gọn.
Có thể thấy, 5S là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để thiết lập kỷ luật tại nơi làm việc. Mặc dù ban đầu doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra chi phí đầu tư khá lớn, nhưng khi đã trở thành thói quen, việc thực hiện 5 bước cơ bản trong quy trình 5S sẽ giúp mọi thứ hoạt động trơn tru, nâng cao năng suất làm việc làm việc và giảm thiểu rủi ro một cách đáng kể.
KFC có nhiều vị trí đang tuyển dụng, xem chi tiết » TẠI ĐÂY