Mục lục bài viết
Teamwork (làm việc nhóm) không chỉ là hoạt động thường xuyên trong quá trình học tập của học sinh, sinh viên mà gần như nó đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với người lao động ở tất cả các lĩnh vực, ngành nghề. Không có nhà tuyển dụng nào lại không mong muốn nhân viên của mình hợp tác tốt với nhau để phục vụ công việc chung. Vì vậy nhà tuyển dụng luôn cố gắng đánh giá kỹ năng teamwork của ứng viên trong các cuộc phỏng vấn và khi họ xem qua hồ sơ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn teamwork là gì, một số vấn đề thường gặp phải khi làm việc nhóm và cách bạn có thể cải thiện kỹ năng này một cách hiệu quả.
Kỹ năng teamwork là thuật ngữ chung để chỉ khả năng phối hợp và tương tác giữa hai hay nhiều người nhằm mục đích cuối cùng là giải quyết công việc chung đạt hiệu quả cao nhất.
Mỗi thành viên trong nhóm đều có những điểm mạnh riêng, và thông qua sự kết hợp của những điểm mạnh này, hiệu suất công việc mới được nâng cao và đạt được các mục tiêu quan trọng. Vì vậy, để các thành viên trong một nhóm có thể tương tác tốt với nhau, nhiệm vụ của người leader là chia nhỏ công việc chung thành các phần việc nhỏ hơn và phân công cho từng người nhưng phải đảm bảo đúng với trình độ chuyên môn hoặc thế mạnh của họ.
Khi mô tả khả năng teamwork của bạn trong CV, điều quan trọng là phải làm nổi bật các ví dụ cụ thể chỉ ra lý do tại sao sự tham gia của bạn lại hiệu quả. Khả năng chia sẻ những gì bạn học được khi làm việc trong một nhóm cũng rất quan trọng và sẽ giúp bạn trở nên khác biệt so với các ứng viên tiềm năng khác.
Bất kỳ nhóm nào, dù là nhóm quy mô lớn hay quy mô nhỏ, đều có 4 đặc điểm chung gồm có:
Một mô hình thành lập nhóm bao gồm 5 giai đoạn riêng biệt gồm:
Những cá nhân có chung mục tiêu hành động chỉ mới bắt đầu tìm hiểu về nhau chứ chưa hoàn toàn tin tưởng đối phương bởi vì họ cần thời gian đủ dài để chấp nhận hợp tác với một nhóm người hoàn toàn mới này.
Ở giai đoạn đầu này, vô hình chung người có kiến thức lớn nhất về dự án sẽ được coi là một nhà lãnh đạo không chính thức. Do chưa có gì là chính thức nên vị trí này có thể bị người có quyền lực mạnh nhất trong đội chiếm giữ.
Tâm lý ban đầu ở giai đoạn hình thành là háo hức và kỳ vọng về dự án, bởi vì nó mới, mà cái mới thì luôn luôn thú vị. Tuy nhiên đến giai đoạn bão tố, mức độ kỳ vọng giảm dần, và thay vào đó là sự không hài lòng và cảm giác bất mãn. Điều này là không thể tranh khỏi bởi vì sau thời gian ngắn bắt đầu hợp tác, các cá nhân bắt đầu bộc lộ tính cách và quan điểm riêng dẫn đến xung đột, tranh chấp và cạnh tranh, tùy thuộc vào quy trình làm việc và quan điểm của họ khác nhau như thế nào.
Trừ khi các thành viên trong nhóm kiên nhẫn và chịu đựng được những khác biệt này cũng như sẵn sàng giải quyết chúng, nếu không, quá trình teamwork sẽ chính thức thất bại. Tuy nhiên, giai đoạn này rất quan trọng nếu bạn muốn nhóm của mình thành công - bạn sẽ không thể tiến xa với dự án của mình nếu như không có các cuộc tranh luận tìm ra vấn đề tiềm ẩn có thể xảy đến trong tương lai.
Giai đoạn này là giai đoạn mang lại cảm giác hợp tác, hội nhập và thống nhất. Nhóm đã quen với quy trình làm việc của nhau và hầu hết các tranh chấp, xung đột trong tương lai sẽ không còn là vật cản trở nữa. Lúc này các thành viên trong nhóm đều được trao cơ hội để chứng tỏ năng lực bản thân.
Nếu nhóm của bạn đã đạt đến giai đoạn này, xin chúc mừng tinh thần teamwork thành công của các bạn bởi vì bạn có một nhóm trưởng thành và đang hoàn toàn tập trung vào việc đạt được các mục tiêu dự án đã thiết lập trong giai đoạn Hình thành.
Các thành viên trong nhóm đã hoàn toàn quen với quy trình làm việc của nhau. Họ tôn trọng và thừa nhận kỹ năng, tài năng cũng như kinh nghiệm của nhau. Họ biết chính xác thành viên nào trong nhóm cần trợ giúp và nắm được từng loại vấn đề có thể phát sinh trong dự án. Và điều quan trọng nhất là họ tin tưởng rằng các thành viên còn lại sẽ thực hiện phần công việc của mình.
Lưu ý rằng không phải tất cả các nhóm đều có thể đi đến giai đoạn này. Một số nhóm có thể chùn bước ở giai đoạn trước do không thể thống nhất sự khác biệt ý kiến giữa các thành viên trong nhóm.
Thật ra 4 giai đoạn trên đã được coi là quá trình hình thành teamwork bởi vì không phải nhóm nào cũng diễn ra giai đoạn điều chỉnh. Giai đoạn này thường gắn với các dự án ngắn hạn, tức là các thành viên trong nhóm dự kiến sẽ tan rã sau khi dự án đạt được mục tiêu ban đầu. Tuy nhiên, ngay cả các nhóm làm việc trong các dự án dài hạn cũng có thể bị giải tán dần dần do kết quả của việc tái cơ cấu tổ chức của công ty.
Có thể bạn quan tâm:
- Kỹ năng thuyết trình
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng giao tiếp công sở
Trong một nhóm, không phải 100% các thành viên đều hợp tác một cách tốt nhất với các thành viên còn lại, mà luôn tồn tại một số người kiểu như “con sâu làm rầu nồi canh”. Chúng ta không thể tránh khỏi một số vấn đề thường gặp trong quá trình làm việc nhóm như:
Không phủ nhận việc chúng ta nên duy trì mối quan hệ tôn trọng và thân thiết với các đồng nghiệp, tuy nhiên một khi đã làm việc chung thì ai cũng có quyền và nghĩa vụ ngang nhau. Chúng ta không nên quá nể nang mà ủng hộ ý kiến sai trái của đồng nghiệp, hoặc vì sợ các anh chị phật lòng mà không dám góp ý.
Một số người sợ mình phát biểu sai, sợ bị người khác phản đối nên chọn cách đồng ý hoàn toàn với ý kiến của người khác. Đôi khi chưa kịp hiểu ý đồng đội nói gì hoặc là trong lòng không đồng ý với ý kiến đó nhưng vẫn cứ giơ tay tán thành một cách bất chấp. Nhưng bạn đâu biết rằng phải có tranh luận thì mới có hướng giải quyết tốt nhất, mỗi góc nhìn riêng của từng người sẽ cho chúng ta hiểu rõ bản chất của vấn đề hơn.
Vấn đề này tương đương với tình trạng “cha chung không ai khóc”, có nghĩa là người này nghĩ đây là trách nhiệm của người khác, trong khi đó người khác lại cho rằng đây không phải là nhiệm vụ của mình. Đến khi cần bàn giao dự án thì mới đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
Có trường hợp thì lại đưa ra một loạt lý lẽ để không phải nhận công việc. Vấn đề này xuất phát một phần là do leader không phổ biến và phân công công việc rõ ràng cho từng người. Nguyên nhân còn lại là do tinh thần tự giác của các thành viên quá kém.
Có một số cách để bạn có thể phát triển và cải thiện kỹ năng teamwork này. Dưới đây là 5 cách mà bạn có thể thực hiện theo hướng đó.
Nhận được những phản hồi khách quan là một cách tuyệt vời để bản thân nhận thức được những lĩnh vực nào cần cải thiện. Hỏi các đồng nghiệp trong nhóm xem họ nghĩ điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì. Từ đó, bạn có thể cải thiện hiệu suất của mình bằng cách tập trung khai thác vào điểm mạnh và khắc phục những sai sót của bạn.
Hãy chú ý đến những đồng nghiệp mà bạn cho là có kỹ năng làm việc nhóm nhất. Hãy hỏi họ lời khuyên và ghi lại những hành vi cũng như thái độ của họ, sau đó tìm cách hòa nhập những hành vi và thái độ đó vào tương tác của riêng bạn với nhóm. Bạn sẽ tự phát cải thiện kỹ năng teamwork của mình và thậm chí phát triển những kỹ năng mới.
Nếu bạn luôn là người “trễ deadline” hoặc bị mọi người đánh giá là “giờ cao su” thì ngay hôm nay, hãy học cách hoàn thành công việc đúng hạn và đúng giờ nếu muốn tiếp tục đồng hành lâu dài với các thành viên trong nhóm. Nếu tình trạng này vẫn cứ tiếp diễn, chính bạn là người đang làm chậm tiến trình của dự án và ảnh hưởng tới kết quả của những người khác.
Cho dù giao tiếp qua điện thoại, qua email hay mặt đối mặt, bạn cần học cách giao tiếp hiệu quả, ít nhất là phải truyền đạt rõ ràng ý tưởng của bạn cho những người khác. Những người có kỹ năng giao tiếp kém rất khó hòa nhập và làm việc nhóm. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng mà nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao trong mọi cuộc phỏng vấn xin việc.
Kỹ năng lắng nghe tốt là một phần thiết yếu để trở thành một thành viên teamwork hiệu quả. Điều quan trọng là lắng nghe theo hướng dẫn của cấp trên, lắng nghe ý kiến đóng góp của đồng nghiệp và lắng nghe ý kiến phản hồi từ phía khách hàng. Nếu không có kỹ năng lắng nghe tốt, rất khó để thấu hiểu ý tưởng của người khác.
Công việc có thể căng thẳng, áp lực, từ đó gây ra xích mích giữa các thành viên trong nhóm. Nếu nhóm tiếp tục hoạt động tốt, tất cả các thành viên đều phải biết kiềm chế bản thân và leader phải biết giải quyết xung đột một cách khéo léo. Khả năng hòa giải với những người khác là một kỹ năng vô cùng quan trọng mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm trong một số vị trí từ cấp quản lý trở lên.
Hãy cứ mạnh dạn nêu lên quan điểm bản thân, nếu ý kiến này được ghi nhận tức là bạn có đóng góp không nhỏ vào kết quả chung của cả nhóm. Còn nếu ý kiến bị bác bỏ cũng không sao cả, nó sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề và phát hiện mình sai ở đâu để tìm cách khắc phục. Phải nói ra ý kiến thì mọi người mới có thể kết nối và hiểu nhau hơn.
Đặt ra các mục tiêu cụ thể và đầy thách thức nhưng có thể đạt được, là một chiến thuật mạnh mẽ để nâng cao tinh thần teamwork của tất cả thành viên trong nhóm. Mọi người phải luôn bám sát mục tiêu đó mọi lúc mọi nơi khi giải quyết công việc. Đôi khi chúng ta phải hy sinh mục tiêu chung lên trước mục tiêu cá nhân để đảm bảo tiến của cả nhóm.
Khi thiết lập mục tiêu, nên dựa vào nguyên tắc SMART:
- S (Specific): Cụ thể, dễ hiểu
- M (Measurable): Đo lường được
- A (Atainable): Khả thi
- R (Realistic): Thực tế
- T (Time bound): Thiết lập thời gian cụ thể
Làm việc nhóm là một quá trình phức tạp và không hề dễ dàng chút nào. Cho dù bạn muốn cải thiện kỹ năng cứng hay kỹ năng mềm, điều đó sẽ không xảy ra trong một sớm một chiều, và do đó thực hành thật nhiều là cách tốt nhất khiến nó trở nên hoàn hảo. Hãy rèn luyện kỹ năng teamwork ngay hôm nay khi còn ngồi trên ghế nhà trường để biến mình trở thành một thành viên có tác phong làm việc chuyên nghiệp trong tương lai nhé. Chúc các bạn thành công.