Mục lục bài viết
Không thể phủ nhận rằng, sự thành công hay thất bại của một công ty phụ thuộc rất lớn vào yếu tố nhân sự. Mỗi nhân viên là một mắt xích quan trọng giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh được vận hành trơn tru. Chính tầm quan trọng của yếu tố nhân sự đã dẫn đến sự phát triển mạnh mẽ của ngành nhân sự nói chung, và ngành chuyên viên tuyển dụng nói riêng. Bởi họ chính là người mang nhân tài về cho doanh nghiệp.
Vậy công việc cụ thể của một chuyên viên tuyển dụng là gì? Họ cần trau dồi những kỹ năng nào thì mới đủ điều kiện trở thành một chuyên viên tuyển dụng chuyên nghiệp? Cùng tìm hiểu nhé!
» Tìm hiểu: HR là gì?
Chuyên viên tuyển dụng (Recruitment Specialist hay HR Specialist) là người giúp tổ chức, doanh nghiệp tìm kiếm được những nhân viên giỏi và phù hợp cho một vị trí công việc cụ thể.
Hiện nay, chúng ta có 2 kiểu: Chuyên viên tuyển dụng nội bộ và chuyên viên tuyển dụng Agency. Trong đó:
- Chuyên viên tuyển dụng nội bộ làm việc cho một công ty duy nhất và chỉ phụ trách tìm kiếm ứng viên cho công ty đó mà thôi;
- Chuyên viên tuyển dụng Agency làm việc cho bên thứ ba chuyên cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự. Họ phụ trách tìm kiếm ứng viên cho nhiều công ty với nhiều lĩnh vực khác nhau.
Khối lượng công việc đối với vị trí chuyên viên tuyển dụng có thể sẽ khác nhau tùy vào lĩnh vực và quy mô của công ty nơi họ làm việc. Tuy vậy, trong bản mô tả công việc của một chuyên viên tuyển dụng thường bao gồm một số nhiệm vụ cơ bản sau đây:
- Tiếp nhận và trao đổi với các cấp quản lý để thống nhất tiêu chí tuyển dụng;
- Soạn thảo JD và đăng lên mạng xã hội hoặc website tuyển dụng để thu hút ứng viên;
- Sàng lọc hồ sơ và chọn ra một vài ứng viên phù hợp để mời phỏng vấn;
- Chuẩn bị cho vòng phỏng vấn: Những thứ cần chuẩn bị bao gồm địa điểm và câu hỏi phỏng vấn;
- Thông báo kết quả phỏng vấn qua email hoặc gọi điện trực tiếp cho ứng viên. Ứng viên nào trúng tuyển sẽ cần gửi thêm thư mời làm việc (offer letter);
- Hỗ trợ công tác chuẩn bị cho hội chợ việc làm (job fair) hoặc các sự kiện tuyển dụng tại trường đại học;
- Lập báo cáo gửi cấp trên về tình hình tuyển dụng: Thời gian tuyển dụng diễn ra trong bao lâu? Có bao nhiêu ứng viên nộp CV? Có bao nhiêu ứng viên được mời đến phỏng vấn? Ứng viên nhận xét thế nào về quy trình tuyển dụng?,...
Để xử lý tốt khối lượng công việc mô tả bên trên, mỗi chuyên viên tuyển dụng cần có 6 nhóm kỹ năng cơ bản sau:
Đây được coi là nhóm kỹ năng cơ bản và quan trọng nhất đối với một chuyên viên tuyển dụng. Ngay từ những khâu đầu tiên của quá trình tuyển dụng là sàng lọc CV và lên lịch phỏng vấn, chuyên viên tuyển dụng đã phải vận dụng kỹ năng này để có thể phân bổ thời gian sao cho hợp lý mà không làm gián đoạn công việc chính của cả ứng viên lẫn người phỏng vấn.
Trong giai đoạn sàng lọc hồ sơ, chuyên viên tuyển dụng phải tiếp nhận hàng chục, thậm chí hàng trăm bộ hồ sơ trong thời gian ngắn để đảm bảo đúng tiến độ nhận việc. Trong khi đó, mỗi ứng viên lại có một cách trình bày khác nhau, có người viết ngắn gọn súc tích, nhưng có người lại viết lan man dài dòng. Và đây chính là lúc chuyên viên tuyển dụng cần tập trung cao độ và vận dụng kỹ năng xử lý dữ liệu để chọn lọc ra những ứng viên thực sự phù hợp với các tiêu chí tuyển dụng.
Tới giai đoạn sau là giai đoạn phỏng vấn, chuyên viên tuyển dụng cũng lại một lần nữa vận dụng kỹ năng này để đối đáp và khai thác thông tin từ phía ứng viên để đánh giá xem liệu những gì mà ứng viên nói và ghi trong CV có thực sự khớp với nhau hay không.
Nếu như bạn là người có óc quan sát tốt, thường xuyên để ý các hành động tiểu tiết thì chuyên viên tuyển dụng đích thực là nghề dành cho bạn.
Khả năng này sẽ được thể hiện rõ ràng nhất trong thời gian phỏng vấn, bởi đây là lúc HR và ứng viên gặp mặt và trao đổi trực tiếp chứ không phải trao đổi gián tiếp qua tin nhắn nữa. Nhờ vậy mà HR có thể quan sát được khả năng trình bày, sự tự tin, tư duy giải quyết vấn đề cũng như phong thái của ứng viên khi đi phỏng vấn nữa.
Đặc thù của nghề tuyển dụng là phải liên tục đối thoại với ứng viên dưới nhiều hình thức khác nhau như gặp trực tiếp, trao đổi qua email hoặc phỏng vấn nhanh qua điện thoại. Đó là lý do vì sao chuyên viên tuyển dụng phải là người có kỹ năng giao tiếp tốt, tối thiểu thì cũng phải đạt đến trình độ nói năng lưu loát và đúng trọng tâm để ứng viên hiểu đúng về thông tin tuyển dụng.
Kỹ năng giao tiếp không chỉ nằm ở cách nói chuyện mà còn mở rộng đến cả khả năng lắng nghe và thấu hiểu, nhất là trong thời gian phỏng vấn. Khi ứng viên đang trả lời những câu hỏi mà bạn đặt ra, bạn cần lắng nghe một cách nghiêm túc để nắm bắt được những ý chính trong câu trả lời và để ứng viên cảm thấy mình được tôn trọng.
Sau khi trải qua 2 vòng đầu tiên là sàng lọc CV và phỏng vấn, bạn sẽ có tổng hợp được một lượng thông tin khổng lồ liên quan tới mỗi ứng viên. Lúc này, sẽ có người giỏi về mảng này nhưng lại yếu về mảng kia. Vì thế nhiệm vụ quan trọng của bạn là đánh giá ứng viên theo thang điểm 10 dựa trên các tiêu chí tuyển dụng và cả phần thể hiện của ứng viên trong buổi phỏng vấn nữa.
Giữa một ứng viên tài năng nhưng kiêu ngạo và một ứng viên kém tài năng hơn nhưng biết cố gắng, đôi khi nhà tuyển dụng sẽ chọn ứng viên thứ hai vì người này phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của họ hơn. Bạn thấy đấy, nếu chỉ dựa vào các tiêu chí cơ bản để đánh giá mà bỏ quên phần thể hiện của ứng viên thì rất có thể chuyên viên tuyển dụng đã bỏ lỡ một ứng viên phù hợp, đúng không nào?
Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhiều người sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trên con đường thăng tiến sau này. Đôi khi nhân tài sẽ không tự tìm đến với bạn đâu, mà bạn phải chủ động tìm kiếm sự giúp đỡ của người này người kia và đưa ra offer vô cùng hấp dẫn thì mới có được một cơ hội gặp mặt nhân tài. Vì thế, hãy tích cực mở rộng các quan hệ càng nhiều càng tốt bạn nhé.
» Tham khảo: Kinh nghiệm tuyển dụng
Sau khi tìm hiểu về khái niệm, các công việc cần làm và các kỹ năng phải có, chắc hẳn bạn đã hiểu chuyên viên tuyển dụng là gì rồi phải không nào? Chúng tôi mong rằng bài viết này sẽ thực sự hữu ích với bạn - người đang hiện thực hóa ước mơ trở thành chuyên viên tuyển dụng xuất sắc trong tương lai!