Mục lục bài viết
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, kể từ tháng 7/2022, tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển đổi hình thức sử dụng từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tiêu chuẩn gì mới đủ điều kiện giao dịch?
» Tìm hiểu về: Phần mềm kế toán Misa
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử.
Ví dụ, sau khi tính tiền điện hàng tháng cho khách hàng, thay vì gửi hóa đơn giấy, Tổng công ty điện lực EVN sẽ gửi hóa đơn điện tử để liệt kê các khoản phí và cung cấp phương thức thanh toán trực tuyến trên hóa đơn. Người dân và doanh nghiệp không cần phải đến tận điểm thu phí để nộp tiền điện nữa, mà chỉ cần ngồi tại nhà và chuyển khoản vào số tài khoản của EVN là đã hoàn tất thủ tục nộp tiền điện.
Như vậy, chúng ta có thể thấy hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho cả người lập hóa đơn lẫn người thanh toán hóa đơn. Bởi vì chúng nhanh hơn, thuận tiện hơn, ít tốn kém hơn và an toàn hơn so với hóa đơn giấy. Nói chung là tất cả các bên liên quan đều được hưởng lợi từ hóa đơn điện tử.
Theo Tổng cục Thuế, hiện nay có 2 loại hoá đơn điện tử đang được lưu hành đồng thời, đó là:
Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn đã được cấp mã xác thực (gồm 64 ký tự) và số xác thực (gồm 15 ký tự) bởi hệ thống xác thực của Tổng cục Thuế.
Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người lập hóa đơn sẽ phải ký bằng chữ ký điện tử trên hóa đơn, và từ đó về sau, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với loại hóa đơn điện tử này nữa.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực được Bộ Tài chính đưa vào sử dụng nhằm giảm thiểu hiện tượng làm giả, làm sai hóa đơn. Bởi trên loại hóa đơn này có một mã QR là mã vạch hai chiều. Người nhận hóa đơn bắt buộc phải sử dụng tài khoản riêng được cấp bởi Tổng cục thuế thì mới có thể kiểm tra các thông tin trên hóa đơn. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực cũng tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc hạch toán, kế toán và tiết kiệm chi phí trong việc giải quyết các thủ tục hành chính rườm rà.
Theo nội dung tại Điều 2, Quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC, hóa đơn điện tử có mã xác thực được áp dụng đối với:
- Doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ
- Cá nhân, tổ chức mua hàng hóa/dịch vụ sử dụng HDDT có mã xác thực
- Cơ quan quản lý thuế có liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng HDDT
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực cũng tương đối đơn giản. Các doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng 3 tiêu chí sau:
- Đã được cấp mã số thuế (MST) và vẫn đang diễn ra hoạt động kinh doanh.
- Có chứng thư số.
- Hoạt động ở nơi có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet.
Hóa đơn điện tử được chia thành 2 loại:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn bán hàng; hóa đơn giá trị gia tăng và các loại hoá đơn khác như tem, thẻ, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, Phiếu thu tiền cước vận chuyển, Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,…
Hình thức và nội dung của tất cả các loại hóa đơn kể trên phải tuân thủ theo thông lệ quốc tế cũng như các quy định pháp luật hiện hành.
- Tên hóa đơn: Viết chữ in hoa nét đậm ở trên cùng giữa của tờ hóa đơn
- Ký hiệu mẫu - Ký hiệu hóa đơn - Số thứ tự hóa đơn: Viết ở góc trên cùng bên phải của tờ hóa đơn, tuân theo quy định tại Phụ lục 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên - Địa chỉ - Số điện thoại - Mã số thuế - Số tài khoản của người bán.
- Tên - Địa chỉ nhận hàng - Mã số thuế của người mua.
- Dên hàng hóa/dịch vụ - Đơn vị tính - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền (ghi bằng số và bằng chữ). Riêng đối với loại hóa đơn giá trị gia tăng thì phải thêm dòng tính thuế suất giá trị gia tăng (10%) và dòng tổng tiền thanh toán (đã tính 10% VAT).
- Chữ ký điện tử của người bán.
- Thời gian (ngày, tháng, năm) lập và gửi hóa đơn.
*Chữ ký điện tử của người mua (chỉ áp dụng với trường hợp người mua là đơn vị kế toán).
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, muốn khởi tạo hóa đơn điện tử, người bán phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế đang thực hiện giao dịch điện tử trong quá trình kê khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế đang thực hiện giao dịch điện tử trong các hoạt động với ngân hàng.
- Có các thiết bị mạng và thiết bị truyền tin đáp ứng được yêu cầu xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
- Có đội ngũ nhân viên đủ trình độ để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định
- Có chữ ký số điện tử
- Có phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm bán hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Điều này đảm bảo dữ liệu trên hóa đơn điện tử sẽ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu trong trường hợp hệ thống lưu trữ dữ liệu gặp sự cố.